1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция по работе с рекламационным товаром для сотрудника магазина

Инструкция по работе с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и о проведении гарантийного ремонта продукции изготовленной На ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ» (стр. 1 )

Частное торговое унитарное предприятие «ОЛДИ СВЕТ»

Введен в действие:

Приказ от _____ ________

ПО РАБОТЕ С ПРЕТЕНЗИЯМИ И РЕКЛАМАЦИЯМИ, ПОСТУПИВШИМИ ОТ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И О ПРОВЕДЕНИИ ГАРАНТИЙНОГО РЕМОНТА ПРОДУКЦИИ ИЗГОТОВЛЕННОЙ

НА ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ»

Представитель руководства Начальник цеха

по качеству _______________

__________ _____ ________ 2016г.

_______ ________ 2016 г.

Инженер по качеству Начальник отдела продаж

_____ _______ 2016г. _____ _______ 2016г.

Инструкция по работе с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и о проведении гарантийного ремонта продукции изготовленной на ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ» И.191039087.002-2016

3.Этапы проведения работ

3.1 Организация проведения работ по порядку получения и учета информации о качестве продукции, поступающей от потребителя………………………………………………………………………..4

3.2 Организация проведения работ по исследованию дефектов и определение причин их возникновения………………………………………………………. 5

3.3Организация проведения работ по гарантийному ремонту электротехнической продукции………………………………………………….5

3.4 Организация проведения работ по гарантийному ремонту лакокрасочной продукции………………………………………………………………………….7

3.5Организация проведения работ по рассмотрению рекламационных актов/писем на продукцию с истекшим сроком гарантийного ремонта…….8

4 Анализ и удовлетворение обращений потребителей…………………………8

орма рекламационного акта /письма, памятка для потребителя при возникновении дефектов……………………….……………10

орма журнала учета рекламаций, жалоб и предложений потребителей ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ»…………………………………………. 11

лассификатор типов несоответствий……………………….12

орма акта о выявленных дефектах…………………………..13

Приложение Д Форма акта о произведенном гарантийном ремонте продукции………………………………………………………………. ……….14

Приложение Е Форма ежегодного отчета об анализе рекламаций и других обращений потребителей………………………………………………………..15

Лист ознакомления с документом ……………………………………………..17

Инструкция по работе с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и о проведении гарантийного ремонта продукции изготовленной на ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ» И.191039087.002-2016

Настоящая инструкция представляет собой руководство по порядку проведения работ с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и по проведению гарантийного ремонта продукции, изготовленной ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ».

Настоящая инструкция предназначена для улучшения взаимодействия организации с потребителями и другими заинтересованными сторонами, и для выполнения требований СТБ ИСО 9001.

Поддержание обратной связи с потребителями, включая претензии и рекламации неудовлетворенных потребителей, дают возможность повысить лояльность и одобрение потребителей и повысить конкурентоспособность выпускаемой продукции.

2 Общие положения

2.1 Целями настоящей инструкции являются:

— организация проведения работ по порядку получения и учета информации о качестве продукции, поступающей от потребителя;

— организация проведения работ по исследованию дефектов и определение причин их возникновения;

-организация проведения работ по гарантийному ремонту электротехнической продукции;

-организация проведения работ по гарантийному ремонту лакокрасочной продукции;

— организация проведения работ по рассмотрению рекламационных актов/писем на продукцию с истекшим сроком гарантийного ремонта;

— анализ и удовлетворение обращений потребителей.

2.2 Все обращения потребителей условно подразделяются на:

— информация, предложения и просьбы потребителей;

— претензии и рекламации потребителей.

2.3 Все обращения потребителей должны быть рассмотрены в течение 15 (пятнадцати) дней со дня получения в соответствии с частью 1 пункта 3 статьи 17 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» от 01.01.01 г. . Срок устранения недостатков составляет 10 (десять) рабочих дней с даты рассмотрения обращения.

2.4 Претензией и рекламацией признается обращение, связанное с обнаружением несоответствий в поставленной продукции, находящейся на гарантии изготовителя. При этом претензии (рекламации) по результатам исследования их причин должны классифицироваться на признанные (частично признанные) и на отклоненные.

Инструкция по работе с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и о проведении гарантийного ремонта продукции изготовленной на ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ» И.191039087.002-2016

2.5 Претензия (рекламация) может быть отклонена в случае нарушения потребителем условий договора поставки, условий погрузочно-разгрузочных работ и транспортировки, технических норм монтажа и эксплуатации изделий, условий хранения, о чем с указанием соответствующих фактов и свидетельств в письменном виде сообщается предприятию — потребителю.

2.6 За одну претензию принимается документ (документированное обращение), описывающий несоответствия по единичному изделию или единичной партии продукции. Если в одном обращении предъявлены претензии на несоответствие нескольких изделий, то число претензий определяется по числу изделий в этом документе.

2.7 К обращениям, предложениям и просьбам потребителей относится любая информация относительно продукции с истекшими сроками гарантийных обязательств предприятия-изготовителя, а также информация, касающаяся предложений по совершенствованию конструкции изделия.

3 Этапы проведения работ

3.1Организация проведения работ по порядку получения и учета информации о качестве продукции, поступающей от потребителя

3.1.1 Все претензии, рекламации, обращения от потребителей должны поступать на предприятие в письменной форме или в электронном виде на сайт предприятия.

3.1.2 На сайте предприятия для удобства потребителей прикреплена рекомендуемая форма рекламационного акта/письма и памятка для потребителей при возникновении дефектов. Форма рекламационного акта/письма и памятка для потребителей при возникновении дефектов приведена в приложении А настоящей инструкции.

3.1.3 Потребитель, выявивший дефекты должен предоставить специалисту по продаже фотографии продукции с дефектами (при наличии в продукции внешних дефектов) и заполненную форму рекламационного акта/письма, прикрепленного на сайте (или составить рекламационный акт/письмо в произвольной форме).

3.1.4 Все поступившие на предприятие рекламационные акты/письма или обращения с приложенными фотографиями специалисты по продаже должны передавать юрисконсульту, который пересылает все материалы инженеру по качеству. Инженер по качеству регистрирует поступившие документы в Журнале учета рекламаций, жалоб и предложений потребителей. Форма журнала приведена в Приложении Б настоящей инструкции. Записи в Журнале учета рекламаций, жалоб и предложений потребителей используются для анализа обращений потребителей.

Инструкция по работе с претензиями и рекламациями, поступившими от потребителей и

о проведении гарантийного ремонта продукции изготовленной на ЧТУП «ОЛДИ СВЕТ» И.191039087.002-2016

Журнал учета рекламаций, жалоб и предложений потребителей ведется инженером по качеству и хранится в кабинете у инженера по качеству.

3.1.5 Инженер по качеству после регистрации в журнале передает копию рекламационного акта/письма или обращения начальнику цеха/производства для проведения работ по исследованию дефектов и определения причин их возникновения, а также принятия решения по устранению возникших дефектов.

3.2 Организация проведения работ по исследованию дефектов и определения причин их возникновения

3.2.1 При получении рекламационного акта/письма от потребителя постоянно действующая комиссия, созданная на предприятии приказом директора, проводит следующие виды работ:

— определяет тип несоответствия (в соответствии с классификатором типов несоответствий Приложение В настоящей инструкции);

— определяет сторону, по чьей вине возникли дефекты (потребитель или производитель) и причины возникновения этих дефектов;

— определяет способы устранения дефектов;

-определяет характер работ, требуемых для устранения дефектов (проведение гарантийного ремонта на производстве, устранение дефектов на месте эксплуатации продукции);

— определяет лиц, ответственных за исправление дефектов;

-определяет перечень материалов необходимых для устранения дефектов.

3.2.2 По результатам работы комиссии начальник цеха/производства совместно с инженером по качеству в течение 5 (пяти) рабочих дней оформляет ответ на претензию или рекламационный акт/письмо о дальнейших действиях по устранению возникших дефектов и направляет потребителю.

3.3 Организация проведения работ по гарантийному ремонту электротехнической продукции

Юридическая консультация. Телефон: +7 920-985-9888.

Глава 2 Работа с претензиями и рекламациями.

В деловой среде бытует расхожее мнение, что наличие рекламаций от недовольных клиентов магазина – признак его плохого управления, тогда как их отсутствие – показатель качественной работы и проявление управленческого таланта руководителя. Поэтому все ситуации, связанные с возможными рекламационными обращениями клиентов, стараются «заминать» или игнорировать. Однако такой подход к рекламациям, мягко говоря, несовременен. Более того, он откровенно неэффективен.

По каким причинам рекламации могут отсутствовать:

• нет возможности отправить претензию – у клиента нет контактной информации, или же часто встречается вариант, когда недовольный покупатель звонит по указанным телефонам, его переключают от сотрудника к сотруднику, в какой-то момент терпение клиента иссякает, и он остается со своими рекламациями наедине;

Читать еще:  Образец приказа о переводе на другую должность внутри организации

• многие покупатели искренне не верят в возможность «добиться правды»;

• клиент хочет «наказать» компанию-поставщика или продавца именно отсутствием информации и перейти к конкурирующей организации, например если посетителю ресторана не понравилось обслуживание или ему принести несвежее блюдо, то он просто уйдет в другое место и никогда более не переступит порог данного заведения;

• потеря информации в компании, например в одном из магазинов критерием для премирования продавцов было отсутствие претензий от покупателей. Естественно, ни одна из рекламаций до управляющего не доходила;

• клиента все устраивает, и он доволен товаром-услугой. Спорное утверждение, но на 100 % довольный клиент не позволяет продавать больше или чаще. Всегда нужно искать возможность «допродажи» или информационного повода для обращения к покупателю.

Возможны и другие причины отсутствия обратной связи от покупателя.

И все же я считаю, что рекламационная работа, то есть урегулирование убытков, связанных с недовольством клиентов качеством, своевременностью и иными значимыми параметрами поставки товаров или предоставления услуг, может стать генератором дополнительной прибыли коммерческой компании, а также повысить ее устойчивость на рынке и даже лояльность покупателей к ней.

Казалось бы, в самом этом вопросе заложено неразрешимое противоречие, парадокс – недовольство покупателей товаром или услугой и связанные с этим убытки не могут генерировать прибыль! Оказывается, могут. Весь вопрос в подходе.

Те магазины, которые немедленно после получения претензии от покупателя начинают работу над ситуацией, чаще всего имеют все шансы сохранить клиента. Причем не всегда стоит ориентироваться только на законы РФ в части розничной торговли. Иногда собственники розничных компаний устанавливают дополнительные сроки для принятия претензий по товару или менее строгие критерии для возврата покупки. Подобные действия стимулируют выработку у покупателя чувства благодарности за уделенное ему внимание. А где благодарность, там и следующие приобретения. Многие магазины рекламируют акции, например: «Если вам не понравится наш товар – мы вернем деньги в течение 1 года!» Совершая такую покупку, клиент чувствует меньше напряжения и тратит больше («Если что случится – смогу вернуть и ничего не потерять!»). Могу привести статистику из своего опыта, что в среднем при удлиненном сроке возврата такой возможностью пользуется не больше 3–5 % клиентов.

Некоторые магазины предпочитают возвращать покупателю деньги за товар вне зависимости от причины недовольства. Особенно важно оперативно реагировать на претензии, если вы работаете в премиальном сегменте.

Грамотно поставленный клиентский сервис и рекламационная работа – это еще и ключ к корректному пониманию ситуации на рынке, своевременному осознанию изменяющихся потребностей клиента, улучшению имиджа магазина, выстраиванию долгосрочных, взаимовыгодных и имеющих тенденцию к расширению связей с покупателями, а значит, выстраивание канала устойчивого роста объемов продаж и прибыли.

Один из моих постоянных клиентов, магазин одежды для мужчин, периодически проводит мероприятие «Клиентский контроль», суть которого в том, что постоянные покупатели могут высказать свои пожелания, наблюдения, жалобы прямо руководителю магазина, который в течение трех рабочих дней находится в торговом зале и принимает телефонные звонки. По подсчетам сотрудников торгового зала, не менее 15 % постоянных клиентов вносят свои предложения и делятся информацией. Одновременно они совершают покупки и хвалят магазин за открытость и честность.

Основные правила работы с претензиями и недовольными покупателями:

• используйте жалобы как способ постоянной обратной связи с клиентом;

• не бойтесь претензий: если оперативно решить проблему, то вы сможете использовать недовольство клиента для создания благоприятного имиджа магазина в глазах существующих и потенциальных клиентов;

• обучите всех сотрудников эффективно общаться с недовольными посетителями;

• ни один из сотрудников магазина вне зависимости от должности не должен отвечать покупателю: «Я жалобами не занимаюсь» или: «Это не моя работа», наоборот, каждый обязан сделать все, чтобы успокоить посетителя и заслужить его доверие;

• внесите работу с жалобами в структуру системы премирования, например платите фиксированное вознаграждение за каждую положительно разрешенную ситуацию;

• с первых дней работы сотрудников ориентируйте их на открытость и необходимость немедленно докладывать о недовольном клиенте, не искажать информацию и не откладывать действия.

Наличие рекламаций – это не обязательно плохо, как и их отсутствие – не обязательно хорошо. Компания, которая желает развиваться и соответствовать рынку и изменяющимся потребительским предпочтениям, должна слушать и слышать правду о своем товаре и сервисе. Помните, что максимальный срок ответа на претензию покупателя, при котором к вам сохраняется доброжелательное отношение, – не более 1 часа. Если вы затянете ответ клиенту, а тем более решение по ситуации, то потеряете и этого покупателя, и всех его друзей и знакомых.

Менеджер по рекламациям

Менеджер по рекламациям

(Приказ №___ от «___»______________2010 г

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМАЦИЯМ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Менеджер по рекламациям относится к категории специалистов.

1.2. Менеджер по рекламациям принимается и освобождается от должности приказом директора по представлению коммерческого директора.

1.3. Менеджер по рекламациям подчиняется непосредственно коммерческому директору.

1.4. В своей деятельности менеджер по рекламациям руководствуется:

— законами, нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

— уставом и внутренними документами организации;

— правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами организации;

— приказами и распоряжениями исполнительного директора и коммерческого директора;

— настоящей должностной инструкцией.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность менеджера по рекламациям назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное образование по специальности «менеджмент» или высшее (среднее) профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента. Кандидат на должность менеджера по рекламациям должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее полугода.

2.2. Менеджер по рекламациям должен знать:

— федеральные законы и нормативные акты, регулирующие порядок предпринимательской деятельности в сфере продажи товаров народного потребления;

— основы предпринимательства и ведения бизнеса, правила и принципы продаж;

— основы рыночной экономики, ассортимент, классификацию, особенности и специфику реализуемых товаров;

— типовые договоры, применяемые организацией, порядок их заключения, исполнения и прекращения;

— порядок приема-передачи продукции и оформления соотвествующих документов;

— положение о претензионно-исковой работе, действующее в организации;

— психологию, этику делового общения и ведения телефонных переговоров;

— правила работы с компьютером и офисной техникой.

3. ФУНКЦИИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. В обязанности менеджера по рекламациям входит:

— принятие, учет, рассмотрение рекламаций, а также подготовка ответов на претензии (иски), поступающие в адрес организации;

— ведение переговоров с заявителями претензий (исков);

— оперативное реагирование на претензии (иски), иную информацию рекламационного характера, поступающую от клиентов, и своевременное доведение ее до сведения исполнительного директора, коммерческого директора и юридической службы организации;

— сбор, анализ документов и информации, необходимых для объективного рассмотрения претензий (исков) и подготовки обоснованного ответа от имени организации;

3.2. Учет и статистическая работа:

— анализ статистических данных по претензиям (искам);

— составление и предоставление коммерческому директору ежемесячных отчетов о количестве поступивших претензий (исков) и проведенной работе;

— предоставление коммерческому директору ежегодных отчетов по итогам работы.

3.3. Порядок рассмотрения претензий (исков).

3.3.1. Претензии (иски) по качеству рассматриваются в следующем порядке:

1) принятие и регистрация в секретариате претензии (иска);

2) анализ обоснованности претензии (иска), проверка прилагаемых документов (к претензии или иску должны прилагаться копии договоров, чеков, гарантийные талоны, товарные накладные иные документы, подтверждающие заключение договора купли-продажи или поставки, если претензия или иск подписаны представителем, также прилагается копия доверенности);

3) проверка соответствия доводов претензии (иска) фактическим обстоятельствам и действующему законодательству;

Читать еще:  Незаконное увольнение с работы что делать

4) согласно ст.ст. 518 и 475 ГК РФ по итогам рассмотрения претензии (иска) по качеству, заявленной покупателем-юридическим лицом при исполнении договора поставки продукции, менеджером по рекламациям может быть принято одно из следующих решений:

— отказ от удовлетворения претензии (иска);

— соразмерное уменьшение покупной цены товара;

— безвозмездное устранение недостатков товара в разумный срок;

— возмещения расходов покупателя, возникших при устранении недостатков товара;

— в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) отказ от исполнения договора поставки и возврат покупателю уплаченной за товар денежной суммы или замена товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору;

5) согласно п.1 ст.18 Закона РФ «О защите прав потребителей» по итогам рассмотрения претензии (иска) по качеству, заявленной покупателем-физическим лицом (потребителем) при исполнении договора купли-продажи продукции, менеджером по рекламациям может быть принято одно из следующих решений:

— отказ от удовлетворения претензии (иска);

— безвозмездное устранение недостатков товара или возмещение расходов на их исправление потребителю третьему лицу;

— соразмерное уменьшение покупной цены товара;

— замена на товар аналогичной марки (модели, артикула);

— замена на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены;

— отказ от исполнения договора купли-продажи и возврат уплаченной за товар денежной суммы, при этом потребитель должен возвратить товар с недостатками (доставка некачественного товара производится за счет организации);

— в случае спора о причинах возникновения недостатков товара менеджер по рекламации направляет продукцию, по которой заявлены претензии (иски) производителю для определения качества изделий.

— в случае несогласия заявителя претензии с результатами осмотра продукции производителем или предъявления иска в установленном порядке, организация может за свой счет провести товароведческую экспертизу или проверку качества продукции с участием независимого эксперта. Решение о выборе экспертной организации и оплате затрат на проведение экспертизы или проверки качества продукции принимает исполнительный директор организации.

— претензии (иски), содержащие требования потребителей о безвозмездном предоставлении им на период ремонта или замены мебели (ее комплектующих), не подлежат удовлетворению на основании п.2 Перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяются требования покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара (утвержден Постановлением Правительства РФ № 55 от 19.01.98г.);

— претензии (иски) потребителей о возврате или обмене мебели (ее комплектующих) надлежащего качества на аналогичный товар другого размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации не подлежат удовлетворению на основании п.8 Перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации (утвержден Постановлением Правительства РФ № 55 от 19.01.98г.);

6) решения по претензиям (искам), сумма которых превышает 20 000 рублей, принимаются только с согласия исполнительного директора организации;

7) решение по претензиям (искам) формулируется в виде ответа (отзыва), подписываемого директором организации и направляемого заявителю по почте заказным письмом (под расписку).

3.3.2. Претензии (иски) по поставке некомплектных товаров рассматриваются в следующем порядке:

1) принятие и регистрация в секретариате претензии (иска);

2) анализ обоснованности претензии (иска), проверка прилагаемых документов (к претензии или иску должны прилагаться копии договоров, чеков, гарантийные талоны, товарные накладные иные документы, подтверждающие заключение договоров купли-продажи или поставки, если претензия или иск подписаны представителем, также прилагается копия доверенности);

3) проверка соответствия доводов претензии (иска) фактическим обстоятельствам и действующему законодательству;

4) согласно ст.ст. 519 и 480 ГК РФ по итогам рассмотрения претензии (иска) по поставке некомплектных товаров, заявленной покупателем юридическим или физическим лицом (потребителем) при исполнении договора поставки (купли-продажи) продукции, менеджером по рекламациям может быть принято одно из следующих решений:

— отказ от удовлетворения претензии (иска);

— соразмерное уменьшение покупной цены;

— доукомплектование товара в разумный срок;

— в случае если организация в разумный срок не осуществила доукомплектование товара, производится замена некомплектного товара на комплектный или отказ от исполнения договора купли-продажи и возврат уплаченной денежной суммы покупателю.

5) решения по претензиям (искам), сумма которых превышает 20 000 рублей, принимаются только с согласия исполнительного директора организации;

6) решение по претензиям (искам) формулируется в виде ответа (отзыва), подписываемого директором организации и направляемого заявителю по почте заказным письмом (под расписку).

3.3.3.Претензии (иски), возникшие по иным основаниям (т.е. не предусмотренным п.п. 3.3.1 и 3.3.2) рассматриваются в следующем порядке:

1) принятие и регистрация в секретариате претензии (иска);

2) анализ обоснованности претензии (иска), проверка прилагаемых документов (к претензии или иску должны прилагаться копии договоров, чеков, гарантийные талоны, товарные накладные иные документы, подтверждающие заключение договоров, если претензия или иск подписаны представителем, также прилагается копия доверенности);

3) проверка соответствия доводов претензии (иска) фактическим обстоятельствам и действующему законодательству;

4) решения по претензии (иску) принимается только по согласованию с юридической службой организации

5) решения по претензиям (искам), сумма которых превышает 20 000 рублей, принимаются только с согласия исполнительного директора организации;

6) решение по претензиям (искам) формулируется в виде ответа (отзыва), подписываемого директором организации и направляемого заявителю по почте заказным письмом (под расписку).

4. ПРАВА

4.1. Менеджер по рекламациям имеет право:

— в случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков обратиться за консультациями в юридическую службу организации и (или) передать ей все рекламационные материалы.

— запрашивать лично или по поручению руководства от заявителей претензий (исков), структурных подразделений и сотрудников организации документы и информацию, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Менеджер по рекламациям несет ответственность за:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

— совершение в процессе своей деятельности правонарушений в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

— причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации организации — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Глава 2 Работа с претензиями и рекламациями

Глава 2 Работа с претензиями и рекламациями

В деловой среде бытует расхожее мнение, что наличие рекламаций от недовольных клиентов магазина – признак его плохого управления, тогда как их отсутствие – показатель качественной работы и проявление управленческого таланта руководителя. Поэтому все ситуации, связанные с возможными рекламационными обращениями клиентов, стараются «заминать» или игнорировать. Однако такой подход к рекламациям, мягко говоря, несовременен. Более того, он откровенно неэффективен.

По каким причинам рекламации могут отсутствовать:

• нет возможности отправить претензию – у клиента нет контактной информации, или же часто встречается вариант, когда недовольный покупатель звонит по указанным телефонам, его переключают от сотрудника к сотруднику, в какой-то момент терпение клиента иссякает, и он остается со своими рекламациями наедине;

• многие покупатели искренне не верят в возможность «добиться правды»;

• клиент хочет «наказать» компанию-поставщика или продавца именно отсутствием информации и перейти к конкурирующей организации, например если посетителю ресторана не понравилось обслуживание или ему принести несвежее блюдо, то он просто уйдет в другое место и никогда более не переступит порог данного заведения;

• потеря информации в компании, например в одном из магазинов критерием для премирования продавцов было отсутствие претензий от покупателей. Естественно, ни одна из рекламаций до управляющего не доходила;

• клиента все устраивает, и он доволен товаром-услугой. Спорное утверждение, но на 100 % довольный клиент не позволяет продавать больше или чаще. Всегда нужно искать возможность «допродажи» или информационного повода для обращения к покупателю.

Читать еще:  Оплата больничного листа по совместительству в 2020 году

Возможны и другие причины отсутствия обратной связи от покупателя.

И все же я считаю, что рекламационная работа, то есть урегулирование убытков, связанных с недовольством клиентов качеством, своевременностью и иными значимыми параметрами поставки товаров или предоставления услуг, может стать генератором дополнительной прибыли коммерческой компании, а также повысить ее устойчивость на рынке и даже лояльность покупателей к ней.

Казалось бы, в самом этом вопросе заложено неразрешимое противоречие, парадокс – недовольство покупателей товаром или услугой и связанные с этим убытки не могут генерировать прибыль! Оказывается, могут. Весь вопрос в подходе.

Те магазины, которые немедленно после получения претензии от покупателя начинают работу над ситуацией, чаще всего имеют все шансы сохранить клиента. Причем не всегда стоит ориентироваться только на законы РФ в части розничной торговли. Иногда собственники розничных компаний устанавливают дополнительные сроки для принятия претензий по товару или менее строгие критерии для возврата покупки. Подобные действия стимулируют выработку у покупателя чувства благодарности за уделенное ему внимание. А где благодарность, там и следующие приобретения. Многие магазины рекламируют акции, например: «Если вам не понравится наш товар – мы вернем деньги в течение 1 года!» Совершая такую покупку, клиент чувствует меньше напряжения и тратит больше («Если что случится – смогу вернуть и ничего не потерять!»). Могу привести статистику из своего опыта, что в среднем при удлиненном сроке возврата такой возможностью пользуется не больше 3–5 % клиентов.

Некоторые магазины предпочитают возвращать покупателю деньги за товар вне зависимости от причины недовольства. Особенно важно оперативно реагировать на претензии, если вы работаете в премиальном сегменте.

Грамотно поставленный клиентский сервис и рекламационная работа – это еще и ключ к корректному пониманию ситуации на рынке, своевременному осознанию изменяющихся потребностей клиента, улучшению имиджа магазина, выстраиванию долгосрочных, взаимовыгодных и имеющих тенденцию к расширению связей с покупателями, а значит, выстраивание канала устойчивого роста объемов продаж и прибыли.

Один из моих постоянных клиентов, магазин одежды для мужчин, периодически проводит мероприятие «Клиентский контроль», суть которого в том, что постоянные покупатели могут высказать свои пожелания, наблюдения, жалобы прямо руководителю магазина, который в течение трех рабочих дней находится в торговом зале и принимает телефонные звонки. По подсчетам сотрудников торгового зала, не менее 15 % постоянных клиентов вносят свои предложения и делятся информацией. Одновременно они совершают покупки и хвалят магазин за открытость и честность.

Основные правила работы с претензиями и недовольными покупателями:

• используйте жалобы как способ постоянной обратной связи с клиентом;

• не бойтесь претензий: если оперативно решить проблему, то вы сможете использовать недовольство клиента для создания благоприятного имиджа магазина в глазах существующих и потенциальных клиентов;

• обучите всех сотрудников эффективно общаться с недовольными посетителями;

• ни один из сотрудников магазина вне зависимости от должности не должен отвечать покупателю: «Я жалобами не занимаюсь» или: «Это не моя работа», наоборот, каждый обязан сделать все, чтобы успокоить посетителя и заслужить его доверие;

• внесите работу с жалобами в структуру системы премирования, например платите фиксированное вознаграждение за каждую положительно разрешенную ситуацию;

• с первых дней работы сотрудников ориентируйте их на открытость и необходимость немедленно докладывать о недовольном клиенте, не искажать информацию и не откладывать действия.

Наличие рекламаций – это не обязательно плохо, как и их отсутствие – не обязательно хорошо. Компания, которая желает развиваться и соответствовать рынку и изменяющимся потребительским предпочтениям, должна слушать и слышать правду о своем товаре и сервисе. Помните, что максимальный срок ответа на претензию покупателя, при котором к вам сохраняется доброжелательное отношение, – не более 1 часа. Если вы затянете ответ клиенту, а тем более решение по ситуации, то потеряете и этого покупателя, и всех его друзей и знакомых.

Работа с рекламациями и оценка удовлетворенности клиентов в CRM-системе

Работа с рекламациями

Рекламация – это обращение клиента, связанное с неудовлетворенностью приобретенным товаром или услугой. Для компании рекламация клиента – это независимый взгляд на ее продукцию и работу ее сотрудников. Отсутствие рекламаций может являться сигналом того, что происходит отток клиентов без объяснения причин. Поэтому выявление и анализ рекламаций должны осуществляться на регулярной основе наряду с анализом клиентской базы по количеству постоянных клиентов, а также с мероприятиями по оценке удовлетворенности.

Клиенты, рекламации которых оперативно разобраны и удовлетворены, часто остаются лояльными к компании и продолжают дальнейшее сотрудничество. Сохранению лояльности клиента, обращающегося по рекламации, способствует:

  • Оперативная регистрация жалобы
  • Назначение ответственного за решение проблемы
  • Определение сроков реакции на жалобу.

При выстраивании работы с рекламациями важно правильно ее классифицировать. Можно выделить две основные причины возникновения рекламаций:

  • Объективная — несоответствие характеристик товара/услуги официально заявленным и зафиксированным в документах
  • Субъективная — несоответствие товара/услуги личным ожиданиям клиента

В первом случае необходимо признание компанией наличия несоответствия и удовлетворение претензии клиента в полном объеме с заменой товара/услуги и, возможно, с компенсацией за моральный ущерб. Во втором случае необходимо провести анализ истории общения с клиентом с целью выяснения причины несоответствия товара/услуги его ожиданиям.

  • Если сотрудники, объективно проинформировали клиента, необходимы дополнительные разъяснения с целью корректировки ожиданий клиента в соответствии с реальными возможностями товара/услуги. Возможно – замена товара/услуги на соответствующих условиях.
  • Если сотрудники дезинформировали клиента о возможностях товара/услуги — компенсация клиенту (бесплатная замена товара и т.п.).

Провести разбор рекламации быстро и в соответствии с принятым регламентом поможет разбиение процесса на этапы и контроль соблюдения сроков выполнения каждого этапа. Например:

  • Регистрация,
  • Разбор,
  • Корректирующие действия,
  • Оценка удовлетворённости.

Для анализа текущей ситуации по обработке жалоб в компании рекомендуется использовать принцип «воронки». Такая воронка представляет собой этапы работы с жалобами клиента в компании, начиная от регистрации жалобы и заканчивая оценкой удовлетворённости клиента по итогам ее отработки. При переходе от этапа к этапу количество недовольных клиентов уменьшается, из-за отсева в процессе разбора. Причиной отсева может быть уточнение причин возникновения проблемы, юридическая необоснованность жалобы и т. д.

Использование «воронки» для процесса разбора жалоб позволит контролировать количество рекламаций на каждом этапе и оптимальным образом выстраивать работу по разбору и удовлетворению жалоб. Помимо этого, сбор статистики по процессу работы с рекламациями позволит руководству выявить наиболее частые причины возникновения претензий клиентов и принять необходимые управленческие решения.

Оценка удовлетворенности

Оценкой успешности клиентоориентированной компании служат не только хорошие финансовые показатели, но и удовлетворённость работой с ней клиентов. Рекламации являются «периодическим» независимым взглядом на работу, тогда как оценка удовлетворённости — это регулярный процесс оценки отношения клиентов к компании.

Для получения регулярной обратной связи с клиентом необходимо решить следующие задачи:

  • Сформировать процедуру регулярных опросов, содержащих возможность оценки важных для компании параметров работы (качество товаров/ услуг, работа персонала, доставка, работа линии поддержки и т. д.)
  • Обеспечить клиенту возможность самостоятельно удобно и быстро оставить свое мнение о работе компании
  • Разработать систему мотивации клиентов на предоставление обратной связи.

CRM-система предлагает следующие возможности для решения задач по оценке удовлетворённости клиента:

  • Анкетирование. При оценке удовлетворённости удобно использовать числовые показатели. Это позволяет получить показательную числовую оценку работы компании или отдельного подразделения, а также обеспечить быструю обратную связь по негативным отзывам.
  • Телемаркетинг, электронные рассылки, опоросы на сайте, которые позволяют клиенту без затруднений оставить свое мнение, а сотрудникам компании — анализировать оценки клиента в режиме реального времени.
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector