Как происходит возмещение командировочных расходов в 2020 году - Юридическое Бюро Advokat-Bondarenko.Ru
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как происходит возмещение командировочных расходов в 2020 году

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Читать еще:  Образец трудового договора с учителем по совместительству 2020

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Суточные в командировке в 2020 году: нормы

Перед командировкой работодатель обязан выдать сотруднику суточные. Их размер работодатель устанавливает самостоятельно. Но в целях уплаты налогов и взносов нужно ориентироваться на утвержденные нормы. В статье – все про суточные в 2020 году, в том числе нормы при командировках по России и за границей.

Какие установлены нормы суточных в 2020 году

В каком размере выдавать суточные в командировке в 2020 году, работодатель устанавливает самостоятельно. Утвержденные суммы он закрепляет приказом руководителя или указывает в коллективном либо трудовом договоре (ч. 4 ст. 168 ТК). Например, приказывают установить размер суточных по России в 2020 год в сумме 1400 руб. Образец приказа руководителя – здесь.

Однако есть нормы суточных для НДФЛ и взносов. Суммы в пределах норм налогом и взносами не облагаются, выше норм – облагаются НДФЛ и взносами (см. таблицу).

Суточные при загранкомандировках и по России в 2020 году: нормы

Командировки по России

700 руб. С выплат за каждый день выше 700 руб. платите налог (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК)

2500 руб. С выплат за каждый день выше 2500 руб. платите налог (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК)

700 руб. С выплат за каждый день выше 700 руб. платите взносы (п. 2 ст. 422 НК)

2500 руб. С выплат за каждый день выше 2500 руб. платите взносы (п. 2 ст. 422 НК)

За какие дни считать суточные в командировке в 2020 году

Суточные работнику платите за каждый день, который сотрудник находился в командировке, включая выходные и праздники. Также учтите дни в пути, включая день отъезда и день, когда вернулся работник (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Как правильно оплатить командированному работу в выходной или праздник, разъяснил Минтруд.

Днем отъезда считайте дату, когда отправился поезд, самолет из места, где трудится сотрудник. Днем возвращения считайте дату, когда прибыл транспорт в населенный пункт, где работает сотрудник. Когда до места отправления или приезда сотруднику нужно еще добираться, учтите это время тоже.

Если транспорт прибыл до 24 часов, то учитывайте текущие сутки. Если в 0 часов – следующие сутки (п. 4 Положения № 749).

За дни, когда работник уехал в командировку и вернулся из нее, выплатите суточные в полном размере.

Суточные при однодневных командировках в 2020 году

Обязанность организации оплачивать суточные предусмотрена статьей 168 ТК РФ. Но при командировках по России в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Однако запрет на суточные не мешает вам возместить сотруднику расходы, связанные с выполнением трудовой функции. Конечно, при условии, что работник подтвердил расходы документами. При этом порядок возмещения вы должны установить коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).

Проблема по командировкам

Главбухи опасаются учитывать расходы на деловые поездки, не зная, как отреагируют на проверке переменчивые инспекторы. Но компаниям удается отстоять даже необычные траты на командировки.

Когда выдавать суточные

Суточные платите в составе аванса на командировку с учетом срока поездки. Конкретных сроков закон не устанавливает. Главное, выдать деньги до поездки.

Если выдадите суточные по возвращении сотрудника из поездки, то вам придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2012 № 33-413/2012).

Какие документы оформить на суточные

Выдайте суточные на основании приказа руководителя. Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных (п. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Также сотрудник не обязан отчитываться документами по суточным. Работник тратит суточные по своему усмотрению, ограничений нет. Чаще всего работники расходуют деньги, чтобы оплатить питание в служебной поездке. Сотрудник не должен представлять подтверждающих документов о том, как он потратил суточные.

Когда списывать суточные

Списывайте суточные, когда работник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет. Чтобы учесть затраты, вам потребуется авансовый отчет и проездные документы. Бумаги подтвердят, когда работник был в поездке.

Как отразить суточные в ЕРСВ и 6-НДФЛ

ЕРСВ. Налоговики и финансисты требуют показать суточные в ЕРСВ, даже если выплаты освобождены от взносов (письма ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/23829@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146). Если суточные меньше 700 рублей, то общую сумму отразите в строке 030 подраздела 1.1, и ту же сумму продублируете в строке 040 как необлагаемые выплаты.

Если вы не отразили необлагаемые суточные в расчете, то сдавать уточненку не обязательно. В письме № ГД-4-11/23829@ ФНС настаивает, что надо отправить уточненный расчет. Но кодекс требует уточнить отчет, если фирма занизила взносы (п. 1 и 7 ст. 81 НК). В данном случае суточные не повлияли на расчет взносов, поэтому у организации есть основания не уточнить ЕРСВ. Но если вы все-таки решили корректировать отчет, сдайте уточненки за все периоды с начала года, в которых вы не показали необлагаемые суточные.

6-НДФЛ. В 6-НДФЛ необлагаемые суточные не фиксируйте. Отражайте только суточные сверх нормы.

Суточные командировочные расходы в 2020 году

Деятельность индивидуальных предпринимателей, предприятий нередко предполагает необходимость отправки работника в командировку. В соответствии с действующим законодательством, командировка в обязательном порядке должна оплачиваться работодателем. В нашей сегодняшней публикации мы выясним, как оплачиваются суточные командировочные расходы в 2020 году. А также разберемся, как урегулированы вопросы, связанные с командировками, в действующем законодательстве РФ.

Согласно статьи 166 Трудового Кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Работодателем является как руководитель организации, так и физическое лицо — индивидуальный предприниматель. Это закреплено в статье 20 ТК РФ.

Место направления

Также необходимо отметить, что в определении «служебная командировка» отсутствует конкретное место направления поездки (другая область, другой населенный пункт и так далее). Следовательно, командировкой может являться направление работника по Приказу или распоряжению работодателя для выполнения служебного задания в пределах одного административного пункта (города, села и т. п. ), но вне места постоянной работы. Такая командировка носит название — местная.

Место постоянной работы оговорено в Трудовом Договоре.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ

с 08.01.2015 года отменено 3 документа, которые ранее необходимо было заполнять при направлении сотрудника в командировку, а именно:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 №771 отменено требование заполнения журналов учета командировочных работников. До этого необходимо было заполнять два журнала:

  • журнал о выбывающих в командировку работниках;
  • журнал о прибывающих из командировки работников.

В 2020 году вести данные регистры необязательно, но по желанию руководителя можно, отразив эти моменты в учетной политике организации.

Основным документом для направления в командировку является приказ, а по возвращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами.

Исключения из правил: некоторые профессии связаны с разъездным или подвижным характером работы. Например, водители, экспедиторы и аналогичные работники. Как определено статьей 166 ТК РФ служебные поездки таких работников служебными командировками не признаются.

Конкретный срок командировки вправе устанавливать только работодатель. В срок командировки включают время нахождения работника в пути к месту выполнения служебного поручения и обратно.

Невозможность увольнения

Работник, направленный в служебную командировку, сохраняет за собой место работы (должности) и средний заработок.

Следовательно, в период нахождения работника в служебной командировке он не может быть уволен по инициативе работодателя, кроме увольнения в случае ликвидации организации. В период командировки одного из работников, работодатель вправе перевести другого работника организации на место отсутствующего (в случае производственной необходимости).

Оплата командировочных расходов в 2020 году

Работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и норма суточных командировочных расходов в 2020 году определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статьи 167, 168 ТК РФ).

Читать еще:  Расчет страхового стажа для больничного

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 22.10.2014) и от 07.03.2016 N 171 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации» устанавливает суммы суточных командировочных расходов в 2020 году (проездные, суточные, плата за проживание) только для государственных структур. Для Индивидуальных предпринимателей следует руководствоваться статьей 168 ТК РФ. В которой сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Т. е. ИП сам определяет и утверждает, какие суммы денежных средств он выделяет на командировки своих работников.

Цитата из статьи 168 ТК РФ, согласно которой:

«Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями».

Следовательно, в случае принятия руководителем организации локального нормативного акта (например, приказа руководителя организации), которым установлены предельные нормы возмещения работникам командировочных расходов, предельные размеры командировочных расходов в данной организации можно считать соответствующими действующему законодательству. Поскольку статья 168 ТК РФ не устанавливает ни минимальный, ни максимальный предел для выплаты суточных командировочных расходов в 2020 году.

Командировочные расходы и налогообложение

Для ИП, находящихся на упрощенной системе налогообложения или ЕСХН, командировочные расходы включаются в состав расходов для определения базы налогообложения.

Для ИП находящихся на общей системе налогообложения и производящих расчет прибыли, согласно ст. 25 НК, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму расходов. Вот для данной категории ИП суточные установлены в размере 100 рублей, только при расчете налога на прибыль.

К расходам на командировку можно отнести:

  • оплата проезда (любой транспорт кроме такси);
  • оплата за проживание (отель или съемная квартира);
  • питание;
  • оформление загранпаспорта, визы;
  • оплата посещений выставок, конференций и других необходимых платных мероприятий.

При однодневной командировке суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются, возмещается только проезд.

Суточные необходимо выплачивать за каждый календарный, а не рабочий день нахождения в служебной командировке.

Относительно исчисления НДФЛ:

В соответствии со ст.217 НК РФ НДФЛ начисляется и удерживается если:

  • размер суточных превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
  • размер суточных превышает 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами нашей страны.

Однако, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации своим решением от 26 января 2005 года № 16141/04 «О признании недействующим Письма МНС РФ от 17.02.2004 № 04-2-06 /127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал, что суточные, выплачиваемые работникам в любом размере, не облагаются НДФЛ. Обратите внимание «в любом размере»!

Как изложено в указанном решении, законодательство, в силу которого устанавливаются нормы суточных, не включаемых в налогооблагаемый доход, не ограничивается Постановлениями № 729 и № 93. Общий порядок установления норм суточных и ограничения их размера, указывает Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, предусмотрен трудовым законодательством. Так как ТК РФ позволяет работодателям принимать свои нормы суточных, установленные в организации нормы суточных считаются законными.

Так же суд указал, что объектом обложения НДФЛ (статья 209 НК РФ) является полученный налогоплательщиком доход. В статье 41 НК РФ определено понятие дохода — это экономическая выгода. Таким образом, НДФЛ облагается экономическая выгода, полученная работником. При командировке же работник расходует денежные средства, необходимые для выполнения служебных обязанностей, которые ему в дальнейшем и возмещает работодатель. Т. е. эти средства не являются доходом.

Арбитражный суд установил при этом, что доход у работника может возникнуть только в случае, если ему в индивидуальном порядке выплачена сумма большая, чем это установлено коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Если же суточные выплачены в пределах норм, установленных в организации, то дохода не возникает. Поэтому работодатель не вправе включать в облагаемый доход по НДФЛ суточные, выплаченные по установленным локальным нормативным актом организации нормам.

В статье 168 ТК РФ сказано, что работодатель обязан возмещать иные расходы, произведенные работником с его разрешения или ведома. Т. е. работодатель письменно разрешает работнику в своем акте, это может быть отражено в Приказе о командировке, осуществить прочие расходы. Такими расходами могут быть: расходы по приобретению канцелярских принадлежностей, спецодежды, литературы и т. п. Соответственно расходы, произведенные работником, подтверждаются прилагаемыми к авансовому отчету документами.

Несмотря на существующее Решение Высшего Арбитражного суда РФ, мы рекомендуем в этом вопросе придерживаться положений Налогового Кодекса РФ, иначе свою позицию придется отстаивать в суде.

Важные вопросы

Если сотрудник не состоит в штате ИП, а работает на основании договора-подряда , то такой работник не может быть отправлен в командировку. Следовательно ему не могут быть выплачены командировочные расходы.

В этом случае, если такой работник выполняет какие-либо услуги, связанные с поездками, то в договоре-подряда оговариваются эти моменты. В таком договоре должны быть предусмотрены возмещения фактически произведенных затрат при выполнении данной работы или услуги. При этом указанные суммы возмещения затрат признаются расходами как часть вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, а поэтому включаются в совокупный облагаемый доход физического лица и подлежат обложению НДФЛ у налогового агента, которым будет является ИП.

Работники, получавшие наличные деньги за суточные командировочные расходы в 2020 году под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы:

  • командировочное удостоверение (теперь для командировок по России и СНГ и даже за границу командировочное удостоверение можно не оформлять. Эти поправки были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.) Но для внутреннего учета командировочное удостоверение все же лучше оформлять;
  • квитанции;
  • транспортные документы;
  • контрольно-кассовые , товарные чеки;
  • другие оправдательные документы.

Бухгалтер или при его отсутствии сам ИП, проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает работодатель. Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Материал отредактирован в соответствии с изменениями законодательства РФ, актуальными на 06.09.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СБП +7 812 425 66 30, доб. 257. Регионы — 8 800 350 84 13 доб. 257

Сумма суточных командировочных расходов в 2020 году

Командировки – служебные поездки, за дни нахождения в которых сотрудник получает заработную плату с надбавками за проживание, питание, транспортные расходы и другие траты, вызванные служебной необходимостью. В экономическом выражении оплата подобных расходов называется суточными или командировочными выплатами, которые имеют определённые правила начисления. Какими будут суточные командировочные расходы в 2020 году?

Суточные и их лимит

Суточными называют дополнительные расходы человека, во время его служебных поездок в другой город. Расходы, связанные с оплатой еды, жилья и так далее, поэтому работодатель обязан возмещать сотруднику все его траты за каждый день служебной поездки – командировки.

В том случае, если командировка выпадает на выходные дни (время в пути в этот момент также считается командировочной поездкой) работодатель оплачивает работу в повышенном размере.

Российское законодательство не предусматривает четких норм для оплаты суточных раскладов, поэтому каждый работодатель самостоятельно вправе решать, сколько платить своему сотруднику. Обычно размер командировочных фиксируется внутренними документами, к примеру, во внутреннем положении организации о командировках.

Однако необходимо принимать во внимание тот факт, что налоговый кодекс РФ ограничивает максимальный размер суточных выплат, который учитывается при расчёте страховых взносов, а также НДФЛ. Компании не удерживают налоги с сумм, которые не превышают лимит в 700 рублей за один день – если человек находится в России, и 2500 рублей в день – если подразумевается заграничная поездка.

Новости по теме:

Важно! На сегодняшний день меньше 100 рублей за сутки командировки работодатель выплачивать не может. Однако любой понимает, что данная сумма будет недостаточной, поэтому ее размер можно считать просто номинальным, то есть действующим исключительно на бумаге.

Суточные по России в 2020 году

В первую очередь заслуживает внимания норма суточных командировочных расходов по России. Она закреплена в положениях коллективного договора или локального трудового акта, и как уже было сказано выше, для того, чтобы не платить налог работодатели не устанавливают лимит более 700 рублей за одни командировочные сутки. Если по договору сумма будет больше, то из неё удерживаются НДФЛ и страховые взносы.

Читать еще:  Претензия о ненадлежащем выполнении работ по договору

Существуют основные правила выплат командировочных, к которым относится то, что они выплачиваются за каждый день, проведённый в командировке, включая выходной или праздник. Сюда же относится время пребывания в пути, а также оплата вынужденной задержки, даже в том случае если она произошла по вине транспорта.

Первым днём командировки считается тот день, когда отправляется транспортное средство, а последний день – это время прибытия обратно к постоянному месту работы. Примечательно, что если транспорт отправляется в 23.50 4 мая, например, то именно этот день будет считаться первым и за него положены выплаты.

Нюансы поездок за границу

Относительно того, какой будет сумма суточных командировочных расходов в 2020 году стоит сказать, что максимальная норма по отношению к прошлому году не изменилась. Окончательная сумма устанавливается трудовым договором, но не облагается налогом НДФЛ только 2500 рублей.

Важно! Бюджетники могут похвастаться собственными нормами суточных расходов при заграничных поездках, что было принято в постановление правительства ещё от 2005 года. Для каждой страны суммы разные – например, для Китая суточные составляют 67 долларов, а для поездки в Казахстан за сутки выплачивается только 55 долларов.

Отдельное внимание уделяется тому, что даты выезда и въезда в Россию фиксируют проездные документы, на которых ставятся отметки, что характерно для стран СНГ, для поездок в другие уголки мира суточные считаются по печатям в загранпаспорте, которые свидетельствует о том, что сотрудник пересек границу.

Отдельным нюансом является то, что если до выезда за границу человек вначале перемещается по территории России, то суточные для него считаются по внутренним нормам, то есть до 700 рублей в день. Однако с момента пересечения границы норма возрастает до 2500 рублей.

Однодневные командировки – как оплачиваются?

Выше уже было сказано о том, что однодневные командировки не оплачиваются работодателем, а с учётом того, что минимальные командировочные расходы суточные в 2020 году составляют 100 рублей в день, это бессмысленно. Однако работодатели при однодневных командировках обычно возмещают сотруднику стоимость проезда, иначе последний может просто отказаться, по сути, от выполнения своих трудовых обязанностей. В полном размере суточные оплачиваются в случае поездки за рубеж.

Как правило, в командировках работодатель выплачивает компенсацию расходов сотрудника, которые связаны с поездкой. Обычно такое правило прописывается в локальном трудовом договоре или по нему издается указ, в котором содержится исчерпывающая информация по поводу компенсации суточных расходов при однодневной поездке.

Положение о командировках — образец 2020 года

Внутренний локальный документ о служебных поездках актуален для всех работодателей, отправляющих своих сотрудников для выполнения рабочих дел за пределы своего города. В статье найдете образец документа на 2020 год с подробными комментариями по всем основным пунктам.

Обязательно ли составлять положение о командировках 2020

Да, если служебные поездки вы практикуете, то без подобного документа не обойтись.

Во-первых, нужно “на берегу” обговорить все нюансы служебных поездок с сотрудниками. Поэтому этот акт прежде всего для них.

Во-вторых, если вы учитываете расходы в налоговом учете — не важно, на ОСН или УСН с объектом Д-Р, Положение поможет вам обосновать соответствующие траты.

В любом случае документ поможет всем работодателям, независимо от применяемой системы налогообложения, обосновать правильность (не)начисления несчастных взносов с командировочных сумм. Дело в том, что для целей расчета агентского НДФЛ и основных взносов, уплачиваемых в ФНС, установлены лимиты. Это:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

Суточные в рамках утвержденных лимитов обязательными платежами не облагаются.

Но вот по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (травматизма) никакие предельные суммы закон не предусмотрел. И на практике взносами не облагают сумму суточных, которая установлена в локальном акте работодателя. Так, например, если в Положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2000 руб., то взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх 2000 руб. Это следует из пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Другой момент в том, что необязательно формировать Положение как отдельный документ. Это вполне может быть раздел Положения об оплате труда. Или другого локального “кадрового” акта. Важна суть, что именно вы прописываете. Разобраться с наполнением поможет наш образец и следующие ниже комментарии.

Положение о командировках: структура документа

Какой-то обязательной или типовой структуры данного акта нет. Вы можете рубрицировать документ под свои нужды как вам удобно. При желании ничто не мешает весь документ или его часть оформить в табличной форме, что всегда более наглядно для пользователей.

Наш образец 2020 предлагает следующие основные блоки:

  1. Общие положения.
  2. Срок и режим командировки.
  3. Документальное оформление служебной командировки.
  4. Командировочные расходы.
  5. Плата за работу в выходные дни в командировке.
  6. Гарантии при направлении работников в служебные командировки.
  7. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки.

Положение о командировках: “шапка” акта

Документ должна предварять минимальная “реквизитка” вашей компании. Это наименование и организационно-правовая форма.

Тут же можно сразу разместить гриф утверждения, который традиционно состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Пропишите дату и место составления документа.

Положение о командировках: общие пункты

В “общем” разделе опишите основные термины, которые чаще всего будете использовать в тексте. Особенно это актуально, если какие-то понятия могут вызывать вопросы, неясности у сотрудников предприятия. Приведите перечень сотрудников, на которых распространяется Положение.

Обозначьте ситуации, которые не подпадают под разрабатываемый акт. Например, возможна такая формулировка (смотрите также наш образец 2020).

“К служебным командировкам не относятся:

  • служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
  • выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
  • поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования”.

Положение о командировках: содержательная часть

Начните с таких категорий, как срок и режим командировки. Включите сюда, в частности, методику, по которой вы определяете фактическую продолжительность командировки (день выезда, приезда). Помните, что данные положения прописаны и на законодательном уровне, поэтому ориентируйтесь в работе на них (постановление Правительства от 13.10.2008 № 749). Ухудшать положение персонала вы ни в коем случае не вправе. Если действуете прямо по закону, без каких-либо бонусов работникам, то не обязательно переписывать все нормы из НПА в свое Положение.

Пропишите разницу, если таковая есть, в отношении разного вида транспорта (самолет, поезд, авто).

Решите, по какому графику командировочный работает в самой поездке.

Далее нужен большой блок, посвященный командировочным расходам. Укажите порядок и размер возмещения командировочных сумм.

Установите размер суточных. Помните: они могут быть любыми. Лимиты установлены законом только для целей налогообложения. И никак не ограничивают работодателя в установлении конкретных сумм на практике. Конечно, целесообразно укладываться в существующие “пределы”, чтобы официально сэкономить на налогах.

Имейте в виду: закон не говорит, в какой срок до командировки сотруднику необходимо выдать аванс. Дедлайн для такой выплаты установите как раз в Положении.

Также организация устанавливает самостоятельно сумму возмещения и требования к подтверждению расходов по найму жилья во время командировки.

Положение о командировках: документальная часть

Это один из самых важных разделов в Положении, обязательных для прочтения и изучения ответственными менеджерами — теми лицами, кто отправляется в поездку. Примерное название блока — «Документальное оформление служебной командировки».

Укажите здесь порядок оформления документов при направлении в служебный вояж. В частности, надо ли будущему командировочному писать заявление о выдаче средств в подотчет. Или деньги будут выдаваться сугубо на основании приказа руководителя организации. Закон позволяет выбрать один из двух вариантов.

Целесообразно подробно описать требования к бумагам, которыми командировочный должен отчитаться по итогам поездки. С учетом того, что сейчас повсеместно ввели онлайн-кассы и к ККТ-чекам предъявляется масса новых современных требований.

Можно оформить отдельный раздел «Порядок предоставления отчетности, связанной с направлением сотрудников в служебные командировки» — как это сделано в нашем образце. Укажите там порядок, сроки оформления и сдачи авансового отчета и отчета о командировке. Если используете свои бланки, самостоятельно разработанные, прикрепите их к Положению в качестве приложения. Лайфхак: приложите не только чистые, пустые бланки, но и образцы — для наглядности. Так сотрудники будут делать меньше ошибок в документации.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector