Отчет о командировке пример написания - Юридическое Бюро Advokat-Bondarenko.Ru
98 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Отчет о командировке пример написания

Отчет о командировке

Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  • проведением переговоров;
  • заключением договоров;
  • обслуживанием удаленного структурного подразделения;
  • закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  • участием в семинарах тренингах;
  • обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Кто формирует отчет

Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.

Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).

Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.

Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.

В какой период нужно составлять отчет

Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

  • его период (дата начала и окончания);
  • основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
  • цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
  • результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки

Цель командировки — примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье — как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке. Изучим, какие именно цели могут отражаться в командировочном отчете и каким образом.

Зачем нужен отчет о командировке

В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

В текущей редакции постановления 749 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.

Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.

В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.

Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.

Сведения в отчете о командировке: цели поездки

Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».

Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:

  • подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
  • участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
  • внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2017;
  • участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.

Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2017. Копия договора прилагается к настоящему отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

Читать еще:  Как заполнять адресный листок убытия форма 7

«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».

3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:

«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2016 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».

4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:

«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2017».

В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

Отчет о командировке: прочие сведения

В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:

1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).

2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

4. Сведений о поездке:

  • места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
  • даты начала и окончания командировки;
  • длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
  • документа — основания направления работника в командировку.
  • командированным работником;
  • его непосредственным руководителем;
  • директором фирмы-работодателя.

В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

  • факт невыполнения служебного задания;
  • адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

Докладная записка при этом обычно направляется директору.

Применение отчета Т-10а: нюансы

Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:

1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.

2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.

Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.

4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).

5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.

Проверка и организация хранения отчета: нюансы

Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?

Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.

Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.

Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 558, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Где можно скачать образец отчета по командировке

Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.

Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.

Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).

Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке в 2017 году — образец».

Итоги

Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).

Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

Как составить отчет о командировке: образец

Оформление отчета о командировке позволяет работодателю подтвердить достигнутые работником результаты поездки и подтвердить понесенные расходы. Рассмотрим, порядок составления этого документа, образец и пример написания.

Внимание! Эти документы помогут вам правильно оформить деловую поездку работника:

Зачем нужен отчет по командировке?

Работодатель направляет своего сотрудника в командировку для выполнения определенной заранее поставленной цели. При этом работнику ставят задачу и выдают денежные средства для покрытия возникших в поездке расходов. После возвращения сотрудник должен отчитаться о выполнении поставленной задачи и о том, как он потратил выданные ему суммы. Ведь у работодателя нет возможности контролировать его в поездке.

Работать с командировочными документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую документацию. Формы соответствуют всем требованиям законодательства

Правильно оформленные документы помогут:

  • получить точную информацию о результатах достижения поставленных целей;
  • подтвердить расходы при расчете базы по налогу на прибыль, единого налога при УСН, а также снимут вопросы в части обложения НДФЛ выплат работнику.

Документальное оформление командировки предусматривает выполнение трех шагов:
Шаг 1. Планирование командировки и оформление по его результатам служебного задания.
Шаг 2. Издание и утверждение директором фирмы или ИП приказа о направлении работника в командировку.
Шаг 3. По возвращении сотрудник описывает достигнутые результаты в отчете о командировке и отчитывается о понесенных расходах в авансовом отчете по командировке. Также он прикладывает подтверждающие документы

Формы отчета по командировке

Унифицированная форма отчета по командировке была обязательной для заполнения до конца 2014 года. Напомним, что форма № Т-10а «Служебное задание» имела специальный раздел для написания отчета о выполнении задания. Командированные работники были обязаны его заполнять.

С 08.01.2015 года данная бланк отчета по командировке перестал быть обязательным для заполнения. Но на практике работодатели продолжают его использовать. Причины мы перечислили выше.

Более того, работодатели применяют самостоятельно разработанные формы отчетов о командировке, установленные в локальных нормативных актах (ЛНА), либо разрешают работникам писать отчеты в свободной форме.

Читать еще:  Особенности основной работы и работы по совместительству

Обязанность для работников заполнять отчеты по командировке следует также закрепить в ЛНА.

Далее мы рассмотрим примеры отчетов о командировке.

Использование отчета о командировке позволяет:

  • работодателю — проконтролировать выполнение порученного командированному сотруднику задания;
  • работнику — разъяснить, насколько он добился поставленной цели и выполнил порученное ему задание.

Как заполнить унифицированную форму отчета о командировке

Унифицированный бланк отчета по командировке по форме № Т-10а «Служебное задание» содержит:

  • наименование фирмы-работодатели или ИП;
  • номер и дату оформления;
  • табельный номер работника;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • его должность и ФИО;
  • место, в которое направляют сотрудника;
  • сроки поездки;
  • кто оплачивает командировку;
  • ее основания и цель.

Вид поручаемого задания и поставленные перед сотрудником цели указывают в графе 11.

Место для отчета о командировке предусмотрено в графе 12. На момент отъезда ее не заполняют. Работник вписывает данные по мере выполнения поставленных перед ним задач.

Поле «Заключение» заполняет непосредственный руководитель сотрудника по прибытии из командировки. Он пишет итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке

Заполненная унифицированная форма № Т-10а выглядит так:

Как составить отчет о командировке в свободной форме

Работодатель вправе составить отчет по командировке в свободной форме. Например, это может быть письменный отчет, служебная записка или доклад. При этом цель поездки нужно указать в приказе о направлении в командировку, который не содержит поля для отчета о выполнении задания.

При составлении отчета следует руководствоваться следующими правилами.

  1. Документ должен содержать указание на основание поездки. Например, на служебное задание самого работодателя на приглашение от стороннего юридического лица или ИП.
  2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
  3. Следует приложить к отчету подтверждающие результат поездки документы. Это может быть, копия подписанного сторонами договора, протокол проведенных переговоров и т. п.
  4. Отчет утверждает директор компании или ИП.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Приведем пример отчета по командировке, в которую работника направили для проведения переговоров с поставщиком.

Кто ставит подписи на отчете?

Реквизиты унифицированной формы отчета по командировке предусматривают три подписи:

  1. Подпись руководителя подразделения, направившего сотрудника в поездку.
  2. Подпись работника. Она служит:
  • подтверждением согласия на отправку командировку;
  • подтверждает ознакомление с условиями поездки.

Работодатель не вправе посылать в командировку беременных сотрудниц и работающих у него подростков до 18 лет. Также от поездки вправе отказаться:

  • одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии у них медицинского заключения.
  1. Директор фирмы или ИП.

Работодатели — субъекты малого бизнеса, где все решения принимает руководитель фирмы или ИП, могут ставить на отчете только две подписи: директора (ИП) и работника.

На свободной форме отчета о командировке можно использовать аналогичные реквизиты.

Авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет о командировке подтверждает понесенные в поездке расходы. Коммерческие компании, как правило, используют унифицированный бланк по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Но работодатель вправе применять и самостоятельно разработанную форму при условии, что она содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Форму утверждает директор фирмы или ИП

Бюджетные учреждения применяют бланк ОКУД 0504505.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

На лицевой стороне документа работник, которого направляют в командировку, вписывает:

  • свои ФИО;
  • должность;
  • табельный номер;
  • сумму полученного аванса;
  • другие важные данные.

В таблице на оборотной стороне отчета следует перечислить:

  • понесенные затраты, в том числе суточные,
  • реквизиты подтверждающих документов.

К заполненному отчету следует приложить оригиналы документов, в которых указаны суммы затрат и обстоятельства, подтверждающие их производственный характер. Например, проездные билеты, счета из гостиниц, товарные чеки и квитанции.

Также работник указывает, остались ли у него непотраченные деньги либо он потратил больше выданных сумм.

Оформить авансовый отчет нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Остальные сведения в авансовый отчет вносит бухгалтерия. Она принимает документ на проверку. Работнику выдают отрывной корешок-расписку, который подтверждает, что сотрудник отчитался. Расписка должна иметь текущую дату и подпись бухгалтера, принявшего отчет.

Пример авансового отчета по командировке

Рассмотрим пример заполнения для случая, когда работника направили в командировку на один день.

Полезное видео

Отчет о командировке

Законом предусмотрен только один вид отчета по командировке – авансовый (данная норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). О том, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2019 году, с примерами, образцами и подробной инструкцией, можно прочитать в нашей статье «Авансовый отчет о командировке».

Все остальные виды отчетов, их формы, порядок и сроки предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.

С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Бланк Т-10

Бланк Т-10а

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:

  • о направлении работника в новою командировку;
  • о нецелесообразности новых поездок;
  • о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.

Собственные разработки

В случае разработки собственных форм документов, работодателю необходимо предусмотреть порядок их заполнения и предоставления, а именно:

  • какие сведения и в каком объеме сотрудник должен представить работодателю при возвращении;
  • срок предоставления;
  • кому сдавать документы и т.д.

Важно, чтобы сотрудники организации были ознакомлены с требованиями этих нормативных документов под роспись.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые имеют право отказать от служебной поездки:

  • одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Данная категория работников должна быть письменно проинформировано об этом своем праве. Направления этих категорий работников допускается только с их письменного согласия.

Пример отчета о командировке

Работодатель в праве использовать любой формат документации, в том числе требовать предоставления от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме. Следующий документ содержит пример для заполнения отчета по командировке и возможность скачать данный образец.

Образец отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет, после чего их можно уничтожить в установленном на предприятии порядком (как правило, отчеты сжигают и составляют об этом Акт).

Отчет о командировке — пример написания

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

  1. Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
  2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
  3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
  4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
  5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.
Читать еще:  Увольнение если после прогула больничный лист

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении задания на командировку. В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

  • название компании, ее ОКПО;
  • название самого документа (авансовый отчет);
  • дата составления и регистрационный номер этого документа;
  • утверждающая надпись с указанием должности руководителя, его подписью и датой утверждения;
  • данные командированного сотрудника (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, табельный номер);
  • сведения о полученном авансе (его размер и способ выплаты работнику);
  • общая сумма фактического расхода средств;
  • количество приложений;
  • подписи бухгалтера, проверившего и принявшего отчет, и главного бухгалтера;
  • сведения о возврате неизрасходованных средств или доплате командированному сотруднику.

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

Содержание отчета о командировке

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

  • данные командированного сотрудника;
  • сроки и место командировки;
  • краткое описание поставленных целей и задач;
  • проделанную работу по выполнению поручений;
  • результаты поездки.

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из приказа на командировку или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте. В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Командировка: в г. Минск, Республика Беларусь, с 14.06.2018 по 18.06.2018

Цели и задачи командировки: участие в международной выставке-ярмарке «Промэкспо — 2018», проходившей с 15.06.2018 по 17.06.2018, сопровождение информационного стенда с образцами продукции, изучение возможностей выхода на новые рынки сбыта, презентация продукции потенциальным потребителям.

Выполнение задания: в ходе участия в выставке «Промэкспо — 2018», мною, Прокофьевым А. З. была проведена следующая работа.

Организовано функционирование выставочного стенда с непрерывной трансляцией рекламных видеороликов о нашей продукции, а также раздача каталогов и буклетов с контактной информацией и подробным описанием выпускаемой продукции.

В ходе конференции участников выставки, проведена презентация новейших образцов выпускаемой продукции, а также оценка рекламных компаний двух наших конкурентов (материалы прилагаются на флеш-носителе).

В рамках выставки-ярмарки посещен семинар представителей известного маркетингового агентства «Мейджикмейд», по новейшим разработкам в области стратегического маркетинга и использования возможностей интернета.

Проведены встречи с потенциальными потребителями продукции из 7 стран.

Результаты командировки: заключены предварительные соглашения о поставках продукции с тремя фирмами (переданы в юридическую службу), для оценки эффективности новых инструментов в продвижении продукции, представлен пакет предложений от рекламного агентства. Для анализа продукции конкурирующих фирм в технический отдел предоставлены каталоги с характеристиками товара других производителей. По возвращении из командировки запланирована учеба для сотрудников маркетингового отдела с изучением передового опыта в продвижении продукции на международном уровне.

Цели и задачи командировки считаю полностью выполненными.

Заместитель начальника отдела маркетинга Прокофьев А. З.

Отчет согласован: начальник отдела маркетинга Алтуфьев И. Д.

Выводы

По итогам служебной поездки сотрудник в обязательном порядке составляет авансовый отчет с указанием полученных на командировку средств и суммами фактического расхода. Этот документ необходим для последующего списания расходов на служебную поездку.

В дополнение к авансовому отчету на предприятии может быть принято, составлять отчет о командировке для руководства. Этот документ содержит информацию о самой служебной поездке и проделанной в ходе нее работы, а также о результатах командировки. По итогам рассмотрения отчета о командировке руководство может принять решение как о поощрении сотрудника за выполнение целей поездки, так и о наказании в случае вины работника в срыве выполнения поручений.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector