0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ на увольнение и удержание за неотработанные дни отпуска

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2018, а в январе 2019 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2018 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

  • определение числа неотработанных дней отпуска;
  • уточнение сведений о среднем дневном заработке;
  • расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КДно и КДио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КДо — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑Онд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КДно) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

КД и КД1 — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ и СЗ1 — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

  • количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
  • среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
  • во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
  • окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
  • оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

Читать еще:  План работы экспертной комиссии организации образец

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

  • попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
  • обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
  • простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.

Итоги

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.

Как удержать отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении?

21.11.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа бесплатно в КонсультантПлюс

Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом (ст. 137 ТК РФ).

См. образец составления приказа.

Рабочий год может не совпадать с календарным, так как для каждого работника он начинается со дня, в который работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Например, рабочий год работника, принятого на работу 05.07.2011, истекает 04.07.2012.

В течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, причем трудовое законодательство не содержит норм, которые позволяли бы предоставлять такой отпуск пропорционально отработанному работником времени и иным периодам, включаемым в стаж работы, дающий право на отпуск в соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ.

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска. Если работодатель не может удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении, последний может возместить ее в добровольном порядке. Основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013.
Работодатель, которому суд отказал в удовлетворении требования о взыскании задолженности за неотработанные дни отпуска, должен будет возместить работнику все понесенные по делу судебные расходы (госпошлину, издержки). Кроме того, суд может обязать работодателя выплатить работнику компенсацию за моральный вред, если последний заявлял такое требование (ч. 4 ст. 3, ч. 2 ст. 22, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 88, ст. 94, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, ст. 333.17 НК РФ).

Трудовой кодекс РФ содержит ограничения для удержания за отпуск, предоставленный авансом. Так, удержание не производится при увольнении работника по следующим основаниям:

  • — отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  • — ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • — сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • — смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • — призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • — восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • — признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • — смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • — наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 процентов суммы после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то сумма превышения может быть погашена работником добровольно. Основания для взыскания с работника указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ). Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Кроме того, работодатель вправе «простить» работнику задолженность за неотработанные дни отпуска.

Формы и образцы

  1. Образец составления приказа об удержании из заработной платы при увольнении

Приказ об удержании заработной платы за неотработанные дни отпуска

Иногда сотрудник просит предоставить ему отпуск раньше, чем положено по графику. Затем, вернувшись на рабочее место, человек отрабатывает использованные дни отдыха, и вопрос с отпуском закрывается. Но если работник решает уволиться до того, как отработка закончится, то наниматель оказывается в убытке. В этой ситуации закон разрешает издать приказ об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Законодательная база

Согласно статье 122 ТК РФ, работник имеет право получить отпуск в любое время, но лишь тогда, когда это позволяет производственная необходимость. Общее правило говорит о том, что стаж, при котором может быть предоставлен полноценный отпуск, составляет шесть месяцев.

Но в этой ситуации получая установленные правовыми актами 28 дней отдыха, сотрудник оказывается должен работодателю ещё пять месяцев работы, так как на момент отпуска успел отработать только две недели оплачиваемых выходных. Расчёт строится на том, что оставшееся отпускное время человек отработает во второй половине года, так как в полном объёме отпуск можно заслужить лишь за 11 месяцев.

Отпускные выплаты являются частью окончательного расчёта нанимателя с работником. Их сумма напрямую зависит от количества накопленных сотрудником дней отпуска, которые он не использовал в текущем периоде. Об этом говорит статья 127 ТК РФ.

Но в статье 137 Трудового кодекса указано, что работодатель имеет право произвести удержание из положенных специалисту выплат на сумму, равную авансовым отпускным. Но также там содержится запрет на реализацию этой возможности в случаях увольнения по основаниям, которые перечислены в той же норме.

Запрет на удержание

В законодательстве предусмотрены ситуации, при которых оформлять приказ на удержание из заработной платы за отпуск при увольнении непозволительно. Ограничения связаны непосредственно с причиной завершения трудовых отношений. Так, денежные средства, полученные работником за отдых, не подлежат возмещению, если человек прекращает сотрудничество по таким причинам, как:

  • призыв на срочную военную или альтернативную службу;
  • невозможность продолжения трудовой деятельности по состоянию здоровья специалиста;
  • сокращение штата предприятия;
  • ликвидация организации;
  • смена собственника фирмы, если уходит руководитель, его заместитель или главный бухгалтер;
  • возвращение на рабочее место основного сотрудника;
  • чрезвычайные ситуации и аварии;
  • смерть одной из сторон соглашения.

При принятии решения об удержании денежных средств работодателю необходимо учитывать эти моменты. В противном случае сотрудник может обратиться в суд за защитой своих прав.

Установление размера долга

Удержание ранее выплаченных денежных средств за неотработанные отпускные дни осуществляется во время окончательного расчёта с работником, то есть в день его увольнения. Для определения суммы возврата необходимо подсчитать количество месяцев и дней, которые специалист проработал на предприятии, а также количество дней, подлежащих отработке до конца трудового года.

Сделать это можно следующим методом:

  1. Количество дней отдыха делится на 12 месяцев и умножается на число месяцев производственной деятельности.
  2. От количества отпускных дней на момент действия трудового соглашения отнимается число, полученное в результате первого вычисления.

Производя подсчёт месяцев, количество разрешается округлять. К примеру, если специалист отработал меньше половины последнего месяца, то это время не берётся в расчёт, если же человек находился на работе половину месяца и более, то период считается за один месяц. Таким же образом можно округлять количество неотработанных дней, но делать это следует в пользу сотрудника. Для вычисления суммы задолженности, которая должна быть удержана при расторжении трудового договора, нужно полученное число использованных авансом выходных дней умножить на размер средней заработной платы во время отпуска.

Читать еще:  Имеет ли право заверить трудовую книжку главный бухгалтер

Составление приказа

Для работодателя не составит труда оформить приказ на увольнение с удержанием отпускных по образцу. Правильно оформленный документ поможет нанимателю обезопасить себя от трудовых и судебных разбирательств с работником. Распоряжение должно быть издано в течение тридцати дней с момента завершения срока возврата неотработанного аванса.

В документе следует указать следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника:
  • его должность;
  • количество дней, которые человек не отработал;
  • долг за полученный отпуск.

Кроме того, в конце приказа необходимо поставить пометку, свидетельствующую о том, что специалист был ознакомлен с документом и согласен с ним. Подтверждением этого факта считается его личная подпись.

Установленный лимит

Сумма, полученная путём подсчётов, иногда может отличаться от той, что можно удержать при последней выплате. Следует отметить, что объём удержаний строго ограничен статьёй 138 ТК РФ. В ней установлено, что он не может составлять больше 20% от дохода должностного лица. Но в некоторых случаях этот лимит разрешается увеличить до половины.

Кроме того, работодатель должен учитывать, что помимо отпускных, полученных авансом, у специалиста могут быть другие долговые обязательства, например, по исполнительному листу. Если таковые имеются, то в совокупности с выплатой за отпуск они не должны превышать ограничения на удержание, закреплённого в законодательстве.

Исходя из этой информации, бухгалтер должен выяснить, какую сумму неотработанных отпускных можно получить от дохода работника. То есть если других видов удержаний за специалистом не числится, а отпускные, которые необходимо вернуть, составляют меньше пятой части суммы, получаемой специалистом при завершении сотрудничества, то выплату за отпуск можно удержать в полном объёме.

Если работодатель не может полностью получить переплаченные специалисту денежные средства из-за ограничения, наложенного статьёй 138 ТК РФ, то он имеет право предпринять следующие действия:

  • предложить сотруднику вернуть оставшуюся задолженность в добровольном порядке;
  • подать соответствующее исковое заявление в судебные органы;
  • простить работнику остаток долга.

При использовании любого из этих методов разрешения проблемы наниматель столкнётся с определёнными сложностями. К примеру, в случае добровольной уплаты задолженности будет необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц, а прощение долга потребует откорректировать налог на прибыль.

Налоги и взносы

В Налоговом кодексе нет особых правил для вычисления налоговой базы НДФЛ, если плата за отпуск была начислена, а налог с неё был уплачен. А потому бухгалтеры используют два способа её расчёта:

  • Снижение налоговой базы посредством её уменьшения на сумму отпускных, которые не были отработаны. При этом возникнет переплата по налогу.
  • Удержание положенной суммы с дохода работника за минусом НДФЛ. Снижать налоговую базу нет необходимости.

Страховые взносы следует исчислять исходя из суммы, которая положена к выплате при окончании сотрудничества, за вычетом переплаченных денежных средств. Исправления в отчётность по страховым взносам за период начисления отпускной выплаты вносить не нужно.

Соглашение о прощении

Соглашение о прощении задолженности позволяет избежать процедуры удержания. При этом работодатель должен понимать, что, простив сотруднику долг, он больше не может говорить о наличии долговых обязательств, а также требовать возврата денежных средств.

Когда вопрос о прощении долга возникает между физическими лицами, то этот процесс для обеих сторон проходит довольно просто. Но если в этой ситуации оказывается юридическое лицо, то прощение долга с его стороны должно быть оформлено в соответствии с нормами закона, а также с проведением корректировки налогов. Поэтому в начале процедуры прощения долгового обязательства следует составить специальный документ, отражающий решение сторон. Этим документом может служить соглашение о полном или частичном прощении задолженности по переплате за отпуск.

Указанное соглашение аналогично другим договорам, которые заключаются в повседневной деловой деятельности, а потому его составление не должно вызывать сложностей. Главное, указать в документе основную информацию:

  • название;
  • дата составления;
  • место заключения;
  • стороны договора;
  • основной текст;
  • реквизиты и подписи сторон.

Как только подписи будут поставлены, соглашение считается действующим. После этого наниматель и работник должны получить по оригинальному экземпляру документа.

Нюансы договора

Должным образом оформленное и подписанное соглашение о прощении задолженности является основой для осуществления корректировок налогов, которые связаны с этим событием. На материальное положение сотрудника перерасчёт налоговых обязательств не влияет, так как с его дохода, образовавшегося из-за прощёного долга, налог был удержан при выдаче отпускных. Изменение полученной от нанимателя суммы с выплаты за отпуск на некую дополнительную премию не оказывает влияния на НДФЛ.

Работодателю же в этой ситуации следует произвести пересчёт налога на прибыль. Кроме того, он обязан исключить из расходов сумму задолженности работника. Но необходимо учесть, что налоговая служба не считает подобные затраты экономически обоснованными.

Страховые взносы, которые были начислены на оплату неотработанных отпускных, пересчитывать не нужно, поскольку их начисление производилось в рамках трудовых взаимоотношений. Таким образом, законность их учёта, как части налоговых расходов, не оспаривается.

Отказ сотрудника от возврата

Согласие работника на возврат денежных средств, полученных за неотработанный отпуск, требуется в случаях, когда суммы окончательного расчёта недостаточно для полного закрытия долга. В этой ситуации можно обратиться к сотруднику с просьбой о внесении разницы на добровольной основе. Работодатель может обратиться в суд с иском о взыскании денежных средств со специалиста. Но юристы, специализирующиеся в области трудового права, не гарантируют, что процесс будет выигран нанимателем, хотя шанс на это есть.

Указанная точка зрения обусловлена такими нюансами, как:

  • В Трудовом кодексе нет нормы, прямо указывающей на возможность взыскания отпускной выплаты за неотработанный период, в судебном порядке.
  • Работодатель, основываясь на статьи 248 и 391 ТК РФ, может доказать неправомерные действия бывшего сотрудника, и, как следствие, взыскать ущерб, который этим человеком был причинён.

Но нужно отметить, что наниматель имеет полное право отказаться от взыскания долга, если работник прекратил с ним сотрудничество и отказался покрывать задолженность добровольно. Отказ от удержания в этом случае необходимо должным образом оформить и обосновать, чтобы успешно пройти налоговые проверки. Основанием может послужить факт недостатка материальных средств для осуществления возврата из заработной платы.

Таким образом, чтобы избежать неудобной ситуации, при которой потребуется производить удержание излишних выплат за отпуск, работодателю необходимо предусмотреть возможность её возникновения. Для этого нужно предложить сотруднику составить два заявления на ежегодный отдых. Первое будет содержать просьбу об уходе в оплачиваемый отпуск на то количество дней, которые специалист успел отработать. Второе же необходимо оформить аналогично первому, но только указанный в нём период отдыха работнику будет предоставлен авансом и без сохранения зарплаты.

Иногда сотрудник решает прекратить трудовые отношения с нанимателем до окончания рабочего года, хотя при этом успел взять все оплачиваемые отпускные дни. В такой ситуации у него возникают долговые обязательства перед нанимателем, которые могут быть возмещены из суммы окончательного расчёта. Чтобы процедура проходила в соответствии с законом, руководитель должен издать приказ на увольнение с удержанием за использованный отпуск.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Узнайте, как взыскать отпускные с увольняющегося работника, который отгулял отпуск авансом. Формулу расчета с примером из практики и образец приказа на удержание излишне выплаченной суммы вы найдете в статье.

Скачайте полезный документ:

Что делать, если остались неотработанные дни отпуска при увольнении

Расхожая ситуация: сотрудник увольняется, не отработав полностью рабочий год, за который ему уже предоставили отпуск. Как должен поступить работодатель? Чтобы погасить задолженность, он вправе удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты увольняемого (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 23.06.2006 №947-6). Это нормальная практика, которая не нарушает права работника, если все расчеты верны, а документы оформлены правильно.

Внимание! Удержание производят по общим правилам (ст.138 ТК РФ). Удержать можно не больше 20 процентов от выплачиваемой сотруднику зарплаты.

Аналогичным образом действуйте, если нужно взыскать излишне выплаченную сумму командировочных или неотработанный аванс: удержание компенсации за неиспользованный отпуск или части зарплаты возместит работодателю необоснованные расходы. Как быть, если нужно произвести удержания сразу по нескольким основаниям , в том числе — по исполнительным листам, подскажет эксперт «Системы Кадры».

Учитывайте причину прекращения трудовых отношений. Если сотрудник уходит из компании по собственному желанию или по соглашению сторон, смело оформляйте удержание. Но в некоторых случаях закон запрещает это делать.

Когда при увольнении нельзя удерживать выплаченные авансом отпускные

  • сокращение штата или численности персонала;
  • ликвидация компании или смена ее собственника;
  • восстановление в должности ранее занимавшего ее сотрудника по решению суда;
  • наступление полной нетрудоспособности работника или отказ от перевода на другую должность согласно медицинскому заключению;
  • смерть работника или работодателя-физлица;
  • признание работника или работодателя-физлица безвестно отсутствующим или умершим;
  • поступление работника на военную или альтернативную службу;
  • чрезвычайные обстоятельства: война, эпидемия, эпизоотия, катастрофа.

★ На другие виды взысканий законодательный запрет не распространяется. Когда речь идет о возврате сумм, излишне выплаченных из-за счетных ошибок, или возмещении материального вреда, нанесенного работником, производите удержание компенсации за неиспользованный отпуск или части зарплаты, какой бы ни была причина увольнения. Эксперт электронного журнала «Кадровое дело» объяснит, что именно признается счетной ошибкой , на примерах из кадровой и бухгалтерской практики.

Читать еще:  Аккредитив в втб 24 стоимость для физических лиц

Если сумма, начисленная на момент окончательного расчета с работником, не покрывает размер удержания, предложите ему добровольно погасить задолженность. Согласие на возврат средств лучше зафиксировать письменно. Но ни в коем случае не оказывайте моральное давление и не грозите судом. Если работник откажется платить, суд, скорее всего, будет на его стороне. Взыскать компенсацию в судебном порядке реально только при условии, что излишек был выплачен в результате недобросовестности работника или счетной ошибки (ст. 1109 ГК РФ). Доказать правоту компании будет непросто, а поскольку предмет спора — не слишком большая сумма, выгода от процесса видится сомнительной.

Удержание компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении: правила расчета

  1. Сначала определите, сколько месяцев сотрудник не успел отработать в рабочем году, за который ему предоставили отпуск.
  2. Подсчитывая отработанное время, принимайте в расчет только полные месяцы.
  3. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте по стандартным правилам: 15 дней и более — до полного месяца, 14 и менее — отбрасывайте.
  4. Затем рассчитайте средний дневной заработок. Чтобы узнать, какую часть отпускных сотрудник не отработал, умножьте его средний заработок за день работы на количество использованных авансом дней отдыха.

Для расчета используйте формулу:

Су = СЗд * Км * (По : 12)

где Су — итоговая сумма удержания, СЗд — средний дневной заработок сотрудника, Км — количество неотработанных месяцев, а По — продолжительность ежегодного отпуска.

★Размер удержания строго ограничен законом и в общих случаях не может превышать 20% от выплачиваемой заработной платы (ст. 138 ТК РФ). Но алименты и некоторые другие виды выплат могут достигать 50%, а иногда — даже 70% зарплаты. Используйте шпаргалку от «Системы Кадры», чтобы не превысить лимит.

Пример

Бухгалтер Алина К. устроилась на работу в ООО «Гамма» 18 июня 2017 года. Таким образом, первый рабочий год сотрудницы истек 17 июня 2018 года. Отпуск за этот год, все положенные 28 дней, она использовала еще в декабре 2017 года, получив отпускные в полном объеме из расчета 501 рубль в день.

Проработав в компании еще несколько месяцев, бухгалтер решила уволиться и написала заявление с просьбой прекратить трудовой договор 10 апреля 2018 года. До конца рабочего года ей оставалось отработать 2 месяца и 7 дней, округляемых по общему правилу до 2 полных месяцев. Поэтому работодатель издал приказ на удержание из заработной платы отпускных при увольнении.

Из 15 000 рублей, начисленных за отработанные в апреле дни, 1950 рублей составил НДФЛ, остаток составил 13 050 рублей. Удержание не должно превышать 20% выплаты — 2 610 рублей. А сумма, излишне выплаченная сотруднице, составляет:

501 рубль в день * 2 месяца * (28 дней : 12 месяцев) = 2 338 рублей

Поскольку 20%-й лимит не превышен, работодатель взыскал сумму полностью и выплатил Алине К. в день увольнения 10 712 рублей.

Как оформить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск: пошаговая инструкция

Несмотря на то, что работодатели часто предоставляют отпуск авансом, как удержать излишне выплаченные отпускные, знают далеко не все кадровики.

Действуйте по инструкции:

  1. Проверьте, нет ли законодательного запрета. Если причина, по которой увольняется сотрудник, не указана в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, оформляйте удержание.
  2. Определите сумму удержания. Составьте записку-расчет для бухгалтерии.
  3. Убедитесь, что она не превышает 20% от общей суммы выплаты. Оценивайте этот показатель, исходя из оставшейся после вычета НДФЛ зарплаты (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011№22-2-4852).
  4. Издайте приказ об удержании. Документ составляется в произвольной форме. Укажите реквизиты организации, данные увольняемого, количество неотработанных дней и удерживаемую сумму. Ознакомьте работника с приказом под подпись, чтобы на будущее обезопасить компанию от судебных разбирательств.
  5. Произведите окончательный расчет. В последний день работы сотрудника выдайте ему трудовую книжку, расчетный листок и другие обязательные документы, выплатите зарплату, оставшуюся после удержания неотработанных отпускных.

Внимание! Удержание за отпуск авансом при увольнении — право, а не обязанность работодателя (письмо Минтруда №14-1/ООГ-8142 от 22.10.2018). Принимайте решение по ситуации, учитывая обстоятельства конкретного увольнения и внутренние правила компании.

Если отпуск использован авансом, при увольнении работника вы вправе удержать неотработанные отпускные из его зарплаты в объеме, не превышающем 20% всей выплаты за вычетом НДФЛ. Издайте приказ и ознакомьте с ним сотрудника, чтобы минимизировать риск конфликта. Остаток зарплаты выдайте в день увольнения вместе с расчетным листком.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Ежегодно работникам предоставляются отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет в общем случае 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

При этом в отдельных случаях предоставление отпуска работнику до истечения 6 месяцев его непрерывной работы является обязанностью работодателя. Это касается, например, женщин перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работников в возрасте до 18 лет, работников, усыновивших ребенка в возрасте до 3 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

А как быть, если работник, получивший отпуск авансом и решил уволиться, так и не заработав права на отгулянный отпуск? Об удержании из заработной платы неотработанных отпускных расскажем в нашей консультации.

Всегда ли можно удержать за неотработанные дни отпуска?

ТК РФ разрешает производить удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю за неотработанные дни отпуска, если такой работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Однако в этом правиле есть исключения. Нельзя будет удержать суммы за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным:

  • п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  • п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП;
  • п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – сокращение численности или штата работников организации, ИП;
  • п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
  • п. 1 ч.1 ст. 83 ТК РФ — призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  • п. 2 ч.1 ст. 83 ТК РФ — восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  • п. 5 ч.1 ст. 83 ТК РФ — признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
  • п. 6 ч.1 ст. 83 ТК РФ — смерть работника либо работодателя-физлица, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим;
  • п. 7 ч.1 ст. 83 ТК РФ — наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства).

Производим удержание излишне выданных отпускных

Приняв решение удержать из зарплаты увольняющегося работника излишне выплаченные отпускные и произведя расчет удержания за неотработанные дни отпуска, работодатель издает соответствующий приказ. Нужно помнить, что размер удержаний не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Если сумма, подлежащая удержанию из зарплаты работника, превышает 20% выплачиваемой суммы или работнику вообще не были начислены выплаты, из которых можно было бы произвести удержание, работник может добровольно внести сумму за неотработанные дни отпуска в кассу работодателя или перечислить их на расчетный счет. Взыскать данную сумму с работника в судебном порядке нельзя (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, Определение ВС от 14.03.2014 № 19-КГ13-18 ).

Удержание за неотработанные дни отпуска: проводки

При удержании из заработной платы увольняющегося работника отпускных за неотработанные дни составляются сторнировочные записи. Они аналогичны записям, которыми отпускные были начислены, но суммы в проводках отражаются со знаком «-» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» СТОРНО

Налоговая база по НДФЛ при удержании за неотработанные дни отпуска уменьшается на излишне начисленную сумму отпускных. Предположим, что излишне были начислены отпускные в размере 19 000 руб., НДФЛ с них – 2 470 руб. (19 000 руб. * 13%). В месяце увольнения работнику было начислено 130 000 руб. Следовательно, с выплачиваемой при увольнении суммы подлежит удержанию НДФЛ в размере 14 430 руб. ((130 000 руб. – 19 000 руб.) * 13%). Подлежащий удержанию НДФЛ отражается в общем порядке (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 70 – Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector