Сколько раз в трудовой книжке можно менять фамилию - Юридическое Бюро Advokat-Bondarenko.Ru
48 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сколько раз в трудовой книжке можно менять фамилию

Сколько раз в трудовой книжке можно менять фамилию

Неправильно внесенные изменения: как исправить Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью. В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной.

Рядом указывается дата внесения изменений.Читайте также Иногда кадровики распечатывают бланк страницы с новыми данными, а на старом оставляют пометку о его замене. к содержаниюДоговор о трудовых отношениях Наряду с вопросом, как изменить фамилию в трудовой книжке, если вышла замуж, необходимо разобраться и с договором о трудовых отношениях. Не все кадровики единодушны во мнении, что при замене личных данных необходимо подписывать новый документ или оформлять к нему дополнительное соглашение.

Но некоторые специалисты все же настаивают на том, что приложение к основному тексту договора должно быть составлено. Основанием для такого действия выступает статья 57 Трудового кодекса РФ.
В ней говорится, что закон допускает редактирование текста договора, но только с целью внесения в него недостающих сведений. О записи в него измененных данных речь не идет.

Как внести изменения в трудовую книжку о смене фио: образцы и примеры

Например, Одинцова Мария Ивановна вышла замуж и поменяла фамилию на Мальцева, предоставив копию свидетельства о браке и новый паспорт. На титульной странице трудовой книжки тонкой прямой линией перечеркивается фамилия Одинцова.
Сверху или рядом на строчке пишется фамилия Мальцева. На внутренней стороне обложки записываются данные представленного свидетельства о браке (номер и дату выдачи) как основание для внесенных изменений.
Внося изменения и прописывая основания, важно учитывать один нюанс, что никто не знает сколько раз за трудовую деятельность, сотрудница будет выходить замуж и разводиться, нужно стараться запись делать как можно компактнее. Кроме нескольких браков, возможно сотрудник будет учиться дальше, и также нужно будет вносить изменения и записывать как основание документы со ссылкой на которые производятся изменения.

Смена фамилии в трудовой книжке: образец

Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.Читайте также к содержаниюЕсли предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.

Что касается порядка смены данных, он выглядит так:

  1. Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
  2. Вписывает новую.
  3. На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе.

Сколько раз в трудовой книжке можно менять фамилию

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению. Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно.

К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения.

Как поменять фамилию в трудовой книжке

Предоставляемые работником Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги. По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Это:

  • паспорт;
  • документ о рождении;
  • документ о браке (расторжении брака);
  • другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Оформление изменения фамилии в трудовой книжке после замужества

Нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии?

Как указано в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, производится запись о смене личных данных на основании таких документов:Читайте также

  1. Паспорта.
  2. Свидетельства о заключении/расторжении брака.
  3. Свидетельства о рождении.
  4. Свидетельства об изменении имени, отчества, фамилии.
  5. Иных документов, которые могут подтвердить факт смены личных данных.

к содержаниюЗаявление о смене фамилии Сказать, что вопрос, как написать заявление на смену фамилии на работе, является сложным, оснований нет. Форма заявления свободная, пишется оно от руки, имеет вид обращения к руководителю компании с просьбой о внесении необходимых корректив в документы, подтверждающие трудовые отношения работника и работодателя.

Порядок действий и образец трудовой книжки при смене фамилии

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося. Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас. Как работодателю правильно и какую запись внести? Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные. Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

Сколько раз в трудовой книжке можно менять фамилию

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона. Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить

Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.

Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии

Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.

Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.

Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку

В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.

Читать еще:  Оплачивается ли больничный лист после увольнения со службы

Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).


Трудовая книжка.
На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Исправьте другие кадровые документы по необходимости

Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии

Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.

Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.

Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.

Важные выводы

1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.

2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.

3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных

Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.

Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:

  • свидетельство о регистрации брака>
  • паспорт.

Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:

  • трудовой книжке>
  • личной карточке работницы>
  • лицевом счету и других документах.

Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.

О содержании приказа об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством информируют под подпись саму работницу, работников бухгалтерии и кадровой службы организации.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:

  • изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию>
  • аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению>
  • рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию>
  • на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.

Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.

Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.

Трудовой договор работницы

Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.

Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.

Неправильно внесенные изменения: как исправить

Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.

В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.

Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.

Повторный брак

В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.

Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.

Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.

Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.

Как поменять фамилию в трудовой книжке

Изменение личных данных – событие, которое требует не только получения нового паспорта, но и затрагивает другие документы, которые имеются в наличии у гражданина РФ. Так, к примеру, обязательной является смена фамилии в трудовой книжке, водительских правах и других бумагах. Что касается трудовой книжки, то правильность проведения процедуры в связи с необходимостью внесения в документ новых данных волнует не только самих сотрудников. Важен данный вопрос и для кадровиков, которые ведут учет работников на предприятии.

Читать еще:  Коды для заполнения личной карточки работника форма т 2

Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии

Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.

После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.

Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:

  • утрата документа;
  • документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
  • при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.

Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.

Пройдите социологический опрос!

Как вносятся изменения

В любом случае начинается процедура с обращения гражданина в отделение ЗАГС, которое должно выдать свидетельство, удостоверяющее факт изменения в личных данных заявителя. Далее в трудовой книжке проводится изменение фамилии на основании паспорта.

Существуют два обстоятельства, которые необходимо учитывать перед процедурой изменений:

  • вносить новые данные должен тот работодатель, у которого гражданин трудоустроен на момент смены фамилии;
  • новый работодатель получает право на проведение процедуры в том случае, если предыдущее предприятие по какой-то причине не сделало запись в трудовую книжку.

Действия сотрудника при смене личных данных

Процесс внесения новых сведений в трудовую книжку начинается с того, что работник готовит небольшой пакет документов и пишет соответствующее заявление. Все остальные действия выполнит кадровый отдел компании.

В какие сроки нужно подать документы

Что касается временных рамок, которые обязан соблюсти сотрудник предприятия, то здесь никаких четких ограничений закон не прописывает. Соответственно и никакими штрафами или иными санкциями работник не облагается.

Но нужно четко понимать, что предоставление достоверной информации в отдел кадров необходимо не только для ведения личной карточки работника, но и для отчисления налогов, выдачи заработной платы. Поэтому можно сделать вывод, что сообщение о смене фамилии в кратчайшие сроки скорее необходимость для самого работника.

Пакет документов

Для того чтобы кадровик имел возможность поменять фамилию в трудовой книжке сотрудника, последний должен предоставить требуемые законом документы, подтверждающие смену личных данных.

Как указано в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, производится запись о смене личных данных на основании таких документов:

  1. Паспорта.
  2. Свидетельства о заключении/расторжении брака.
  3. Свидетельства о рождении.
  4. Свидетельства об изменении имени, отчества, фамилии.
  5. Иных документов, которые могут подтвердить факт смены личных данных.

Заявление о смене фамилии

Сказать, что вопрос, как написать заявление на смену фамилии на работе, является сложным, оснований нет.

Форма заявления свободная, пишется оно от руки, имеет вид обращения к руководителю компании с просьбой о внесении необходимых корректив в документы, подтверждающие трудовые отношения работника и работодателя.

Далее обязательно следует перечислить список документов, которые прилагаются к данному обращению и выступают основанием для внесения записи об изменении данных. В конце заявления нужно непременно поставить подпись и дату его составления.

Чтобы узнать подробнее, о смене фамилии перейдите по силке на нашу статью.

Что должен сделать работодатель

Как только работник обратился с заявлением о смене личных данных, работник кадрового отдела обязан произвести необходимые изменения во всех внутренних документах компании. При этом уполномоченный кадровик обязан проверить наличие свидетельств, на основании которых будут внесены соответствующие изменения.

Кроме того, что работодатель обязан исправить информацию во всех бумагах внутри самого предприятия, ему еще предстоит переоформить данному сотруднику свидетельство об обязательном социальном страховании и сообщить о смене личных данных в Пенсионный фонд.

Приказ о внесении изменений

Чтобы поменять фамилию после замужества в трудовой книжке, необходимо дождаться приказа, который будет издан на основании поданного сотрудником заявления. Как и все документы такого порядка, приказ непременно должен быть зарегистрирован и занесен в специальный журнал под присвоенным ему регистрационным номером.

В таком приказе руководитель компании дает указание отделу кадров обеспечить внесение необходимых изменений во все внутренние бумаги компании. В приказе обязательно должны быть указаны документы, которые были предъявлены в качестве основания для замены персональной информации.

Какие документы требуют изменений

Работнику отдела кадров стоит помнить, что личными данными принято считать сведения, внесенные в кадровую и бухгалтерскую документацию предприятия. А потому, как только поступит заявление от сотрудника компании, следует исправить информацию в таких бумагах:

  • трудовая книжка,
  • трудовой договор,
  • личная карточка,
  • лицевые счета,
  • книга учета документов о труде,
  • любые другие бухгалтерские и кадровые документы, содержащие личную информацию о сотруднике.

Внесение новых данных в личную карту

Исправить фамилию в связи с замужеством в личной карте сотрудника можно разными способами. Наиболее часто встречающийся вариант – перечеркивание старой фамилии и рядом с ней написание новой. Вместе с этим на внутренней стороне обложки указывается название документа, который послужил основанием для внесения данных, и его реквизиты. Под этой записью сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись и печать. Рядом указывается дата внесения изменений.

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы с новыми данными, а на старом оставляют пометку о его замене.

Договор о трудовых отношениях

Наряду с вопросом, как изменить фамилию в трудовой книжке, если вышла замуж, необходимо разобраться и с договором о трудовых отношениях. Не все кадровики единодушны во мнении, что при замене личных данных необходимо подписывать новый документ или оформлять к нему дополнительное соглашение.

Но некоторые специалисты все же настаивают на том, что приложение к основному тексту договора должно быть составлено. Основанием для такого действия выступает статья 57 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что закон допускает редактирование текста договора, но только с целью внесения в него недостающих сведений. О записи в него измененных данных речь не идет. Именно по этой причине, чтобы избежать недоразумений, лучше всего составить дополнительное соглашение к трудовому договору – с новыми личными данными сотрудника.

Исправление информации в трудовой книжке

Внесение изменений в трудовую книжку при смене фамилии после замужества или после развода, равно и как по другим основаниям, имеет одинаковый порядок действий, которого должен придерживаться уполномоченный сотрудник кадровой службы.

Как вносится запись о новой фамилии

Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:

  • вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
  • фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
  • на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.

Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.

Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.

Если предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе

Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.

Что касается порядка смены данных, он выглядит так:

  1. Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
  2. Вписывает новую.
  3. На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
  4. Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.

Как быть при повторном браке

Случается так, что брачный союз заключается несколько раз с одним и тем же человеком: то есть сначала граждане поженились, потом развелись, затем снова поженились. Не стоит забывать, что все три процедуры обязывают производить изменения в документах, если, конечно же, все они сопровождаются сменой личных данных.

Итак, алгоритм действий, как правильно внести в трудовую книжку запись о смене фамилии при вступлении в брак повторно, будет выглядеть точно так же, как и в двух предыдущих случаях. Это означает, что к заявлению необходимо будет приложить свидетельство о новом браке и паспорт с измененными личными данными. Далее кадровик действует по вышеуказанной схеме.

Исправление некорректно внесенных данных

Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.

Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.

Читать еще:  План мероприятий по охране труда

Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.

Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.

Процедура изменения подписи

Очень часто смена фамилии влечет за собой и некоторые изменения в начертании подписи ее владельца. Вполне логично, что пользоваться старым вариантом, который содержал в себе начальные буквы прежних личных данных, не имеет никакого смысла.

В этом случае закон никак не ущемляет права граждан, которые могут распоряжаться своими росчерками как угодно. Но не стоит забывать, что подпись – это не только наш личный отличительный знак, это еще и подтверждение подписания нами документов. Поэтому если вместе с фамилией вы сменили и подпись, сотрудник отдела кадров должен взять новый ее образец.

Как внести изменения в трудовую книжку: Видео

Юрист. Кандидат юридических наук. В 2007 году окончила НИ ТГУ. В 2013 получила степень КЮН МФЮА. Руководитель отдела правового консультирования консалтингового агентства. Специализируюсь в области семейного и наследственного права.

Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры

Основной задачей сотрудника отдела кадров любой организации является своевременное, а главное, правильное ведение личных дел каждого из работников и внесение в них изменений. Для этого сотрудник отдела кадров должен обладать большим спектром знаний в той или иной области трудовых взаимоотношений и ориентироваться в нормативно правовых актах, как давно действующих, так и недавно принятых.

Самым важным документом в сфере трудовых взаимоотношений между работником и работодателем помимо договора труда является трудовая книжка. И не важно — трудовая книжка директора или простого работника. Именно в ней содержится вся необходимая информация, которая касается стажа работника, даты увольнения с предыдущего места работы, даты принятия на новое место и так далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 425-67-01 . Это быстро и бесплатно !

В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Основания для смены фамилии

Основанием для совершения любого действия становится факт того или иного развития событий.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.

Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга. В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии по другим причинам, например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.

Пошаговые инструкции

Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

    1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.

  • Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
  • Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
  • Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
  • Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Как работодателю правильно и какую запись внести?

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

  1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
  2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
  3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
  4. Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения. Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.

Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

«Фамилия Сидорова была изменена на фамилию Козлова на основании предоставления свидетельства о заключении брака № 123456789 от 12.03.2014 и паспорта 2255 789 567 выданного оранном УФМС по Волгоградской обл. от 12.04.2014.» при этом старая фамилия перечеркивается черной или синей пастой, а новая записывается сверху.

Что касается смены имени, то запись в трудовой книжке практически не изменяется. На главном развороте пишется фраза: «Имя Иван изменено на имя Серей на основании представления свидетельства об изменении имени №__ от _____ г. и паспорта ____ ________ выданного ______ от ______ г.»

Старое имя также вычеркивается синей или черной пастой и вписывается новое. Если же гражданином изменены и имя и фамилия, то ему придется делать две записи о том, на основании чего изменились его личные данные. Первая будет касаться смены фамилии, вторая – имени. Как быть при ошибочном написании фамилии или имени, читайте тут

Заключение

Все гениальное – просто. Это фраза как нельзя лучше подходит к сложившейся ситуации, касаемой смены личных данных. Соблюдая четкую последовательность в своих действиях можно без труда разобраться с подобной ситуацией как опытному, так и начинающему сотруднику отдела кадров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector